Independentemente de você conhecer ou não o Enterprise Resource Planning, ou seja, o sistema de gestão integrado, neste artigo a nossa missão é te apresentar as principais funcionalidades de um sistema ERP.
Isso porque conhecendo as suas funcionalidades, fica ainda mais claro o que ele é e como pode ser útil para a sua empresa.
Então, siga a leitura conosco e conheça as principais funcionalidades de um sistema ERP, quais delas não podem faltar ao contratar esse sistema e como escolher o ideal para o seu negócio!
O que é um ERP?
O ERP é um software de gestão empresarial que simplifica e automatiza determinados processos manuais, como o armazenamento de dados.
A sua sigla significa Enterprise Resource Planning, que em tradução quer dizer “Planejamento dos Recursos da Empresa”.
De maneira mais aprofundada, o ERP unifica informações da empresa e facilita o fluxo de trabalho das áreas, considerando exatamente o que cada departamento precisa para gerar os seus relatórios e fazer tarefas do dia a dia.
E como cada área tem um software específico do ERP, ele fica com a missão automática de integrar todas as informações de atividades da empresa, sendo um centralizador do fluxo de trabalho geral e facilitando a comunicação de todos os setores, logo, tornando mais simples as tomadas de decisões.
Um exemplo prático do uso do sistema ERP é o time financeiro ficar integrado com o setor de RH e saber, de forma automática, o andamento de processos como admissão, demissão, controle de ponto e férias.
Assim, o engajamento e colaboração entre áreas aumenta e, consequentemente, a produtividade também cresce e os erros são diminuídos. Um sistema de controle financeiro empresarial pode te ajudar a atingir a melhor performance possível.
Então, ao aderir ao ERP, a sua empresa terá apenas um sistema que integrará informações de todos os setores e permitirá que eles fiquem cientes de processos e tarefas de todos, além disso, os líderes ou CEOs podem ficar por dentro de todas as etapas do fluxo de trabalho geral.
Quais são as principais funcionalidades de um sistema ERP?
As principais funcionalidades de um sistema ERP vão desde a emissão de boletos e agilidade em operações administrativas, até a integração com e-commerces e marketplaces e padronização de operações.
Na sequência, esclarecemos melhor cada uma dessas e de outras funcionalidades. Confira!
Emissão de boletos
A emissão automática de boletos é uma das funcionalidades de um sistema ERP que mais se destacam.
Deste modo, você consegue integrá-lo ao seu e-commerce ou a marketplaces e ele fará a comunicação direta com o banco, permitindo que você economize tempo com esse processo de emissão e gestão de boletos.
Integração com e-commerce
Acima já demos um breve spoiler dessa funcionalidade do sistema.
O ERP consegue integrar com sua loja virtual ou marketplace e essa integração permite muito mais do que emitir boletos.
Ele evita, por exemplo, que você perca o controle do seu estoque e venda o mesmo produto duas vezes, uma em sua loja física e outra em sua loja virtual.
Isso porque com o ERP os dois lados do seu negócio tem acesso ao controle de estoque e podem atualizá-lo assim que um item for vendido, garantindo que a sua operação seja eficiente e se comunique melhor.
Agilidade em operações administrativas
As operações administrativas ganham mais agilidade com sistema ERP porque ele está sempre alinhado com as principais necessidades da organização.
E na prática isso ocorre justamente por conta da integração entre todas as áreas da empresa e a automatização de muitas tarefas, algo que torna os processos mais ágeis e com menos chances de erros humanos.
Emissão de notas fiscais eletrônicas com ERP
Cada compra exige a emissão de uma NF-e e o ERP garante essa função, tornando mais fácil o arquivamento desses documentos e a pesquisa por eles sempre quer for preciso.
E no processo de emissão de NF-e, o ERP também gera o arquivo .xml, coleta assinaturas eletrônicas e envia o documento para a Secretaria da Fazendo, finalizando o procedimento com a autorização automática e a impressão do DANFe.
Em softwares mais avançados, há ainda a chance de englobar no ERP o cálculo de impostos das notas, como PIS, COFINS, DIFAL, ICMS, entre outros.
Controle do estoque com ERP
O controle de estoque é o que mantém as vendas bem organizadas e gera diversos insights sobre o seu negócio, como os produtos que mais vendem, em quais épocas determinados produtos tem mais saída e quais são aqueles que vendem mal e que possivelmente precisam ser eliminados.
E entre as funcionalidades de um sistema ERP, temos o controle de estoque, que gera todas essas informações sobre vendas que citamos acima.
Além disso, ele aponta qual o momento certo de fazer novas compras, qual a melhor data de pagamento e toma conta até mesmo da sua lista de fornecedores.
Identificação e redução de erros
Quando boa parte dos processos de uma empresa são manuais, as chances de erros são maiores.
Afinal de contas, as possibilidades de algum número ser esquecido ou adicionado sem querer são altas, assim como as tarefas podem ser confundidas ou cálculos podem conter erros.
Mas tudo isso é evitado com o sistema ERP, primeiro porque ele é um sistema automatizado e segundo porque ele integra todas as áreas da empresa, permitindo que todos tenham acesso às informações, logo, possibilita que análises possam ser feitas por mais pessoas, que podem identificar erros e alertar sobre eles.
Quais funcionalidades não podem faltar em um sistema ERP?
Você conheceu as funcionalidades de um sistema ERP que são ótimas para o seu negócio.
Mas é preciso ficar de olho em algumas funcionalidades que não podem faltar de jeito nenhum em seu sistema, que são:
- gerenciamento completo de compras;
- realizar cálculos tributários;
- gestão completa de RH;
- avaliação de estoque;
- cadastro de fornecedores e clientes.
Como escolher um ERP para minha empresa?
Ao escolher um ERP para a sua empresa, você deve levar em conta quais são as necessidades dela no momento, considerando quais ferramentas os seus setores já usam e o que eles acham que pode ser aperfeiçoado.
Nesse processo de descobrir o melhor ERP para a sua empresa, você também precisa ficar de olho nos serviços do fornecedor.
Avalie a sua reputação, o atendimento e principalmente o suporte que eles darão a vocês, pois nos primeiros dias de implementação do ERP, você pode precisar do seu fornecedor e, caso ele não esteja presente, as dificuldades podem desanimar.
No mais, lembre-se de sempre buscar um sistema focado no seu mercado, para que ele atenda especificamente às suas necessidades!
Conclusão
Como você viu ao longo deste artigo, o ERP é um software de gestão empresarial que simplifica e automatiza determinados processos manuais.
E são justamente essas automatizações que citamos como as principais funcionalidades de um sistema ERP, sendo elas:
- emissão de boletos;
- emissão de notas fiscais eletrônicas;
- controle de estoque;
- integração com e-commerce.
Além disso, destacamos também que esse sistema leva mais agilidade para as suas operações administrativas e permite que erros sejam identificados e reduzidos com mais facilidade.
