A gestão de boletos é um problema na sua empresa? Às vezes você sente que está prestes a perder o controle? Pois saiba que essa é uma preocupação que tira o sono de muitos donos de comércios. Mas a boa notícia é que fazer a gestão de boletos de forma eficiente não é uma missão impossível.
Continue a leitura e descubra como organizar de uma vez por todas os boletos da sua empresa.
O que é gestão de boletos
Segundo a Febraban (Federação Brasileira de Bancos), mais de 4 bilhões de boletos são processados e emitidos anualmente no Brasil. E com todo esse volume, é normal que existam erros relacionados aos valores, datas de vencimento e dados de faturamento.
Para evitar que esses erros ocorram é que existe a chamada gestão de boletos, que nada mais é do que a organização, o controle e o acompanhamento de todos os boletos que são emitidos tanto para serem pagos, quanto para serem recebidos.
É ela a responsável por verificar os vencimentos dos documentos gerados, o que permite o controle da inadimplência dos clientes.
Porque é importante fazer gestão de boletos
A gestão de boletos é uma atividade estratégica para qualquer empresa que deseja manter sua saúde financeira. Se ela for executada de forma eficiente, pode ser uma grande aliada para o controle do fluxo financeiro da empresa.
Porém, se for realizada com desleixo, pode colocar em risco as finanças do negócio, causando problemas no fluxo de caixa, pelo não recebimento e não pagamento adequado de boletos.
5 dicas para tornar a gestão de boletos mais fácil e eficiente
Agora que você já sabe o que é e o motivo da gestão de boletos ser tão importante, confira algumas dicas para torná-la mais fácil e eficiente.
1. Saiba quantos boletos você emitiu
Você precisa saber quantos boletos foram emitidos, isso é fundamental. Afinal, é preciso ter em mente a quantidade de documentos para planejar o recebimento desses recursos, além da quantidade de material para a impressão, se for o caso.
Muitos bancos cobram pelos boletos emitidos e assim também é importante realizar uma estimativa da quantidade de boletos emitidos para que se tenha um maior controle sobre as taxas cobradas.
No mais, quando se sabe quantos boletos estão com seus clientes, a empresa tem um poder de negociação muito maior em relação à instituição bancária. Uma empresa com grande volume de boletos emitidos pode conseguir vantagens, como taxas de operação mais baixas e até condições mais interessantes para empréstimos.
2. Use um software de emissão de boletos
O uso de sistemas e outras ferramentas tecnológicas são essenciais no processo de gestão de boletos: com elas é muito mais fácil evitar fraudes, por exemplo.
Um bom software de emissão de boletos torna tudo mais profissional, seguro e tranquilo para a empresa.
3. Controle as datas de vencimento dos boletos
Talvez esta seja a dica mais importante: o gestor precisa ficar atento ao vencimento dos boletos emitidos. Só assim é possível tomar as providências necessárias para que os clientes não se esqueçam dos pagamentos e deixem de quitar seus boletos.
Quando há um controle eficiente dos prazos, é possível evitar a inadimplência, entrando em contato com os clientes e propondo uma renegociação amigável, reduzindo juros e multas incidentes.
4. Arquive adequadamente seus boletos
Boletos são documentos importantes e por essa razão precisam ser arquivados de maneira adequada.
Sua empresa pode armazená-los de forma física ou virtual, não importa. O importante é que os documentos estejam seguros e possam ser facilmente consultados se for preciso.
Encontre uma solução eficiente e acessível à realidade do seu negócio, tendo sempre em mente que boletos contêm dados e informações pessoais dos seus clientes e, por isso, todo cuidado é pouco.
5. Automatize a gestão de boletos
A outra grande vantagem de adotar um sistema de geração de boletos é a redução dos erros durante o processo. Quando essa ação é feita manualmente, é comum a ocorrência de equívocos em relação a valores e datas de vencimento. Quando as informações são cadastradas em uma máquina, ela realiza essa ação de forma muito mais ágil e eficaz.
Assim, é possível aproveitar as potencialidades dos colaboradores disponíveis em ações que realmente precisam da intervenção humana, como o desenho de novas estratégias para o negócio ou o aperfeiçoamento das relações com os clientes. É preciso apostar nas pessoas para desenvolver tarefas cada vez mais complexas e nobres.
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