Organizar as contas a pagar e receber do seu negócio é um fator decisivo para o sucesso da sua empresa e a permanência ativa dela no mercado.
Isso porque esse controle está atrelado com o lucro e a saúde financeira da sua empresa.
Quer entender como? Então, siga a leitura conosco, pois nesse artigo iremos te explicar tudo sobre contas a pagar e receber.
O que é contas a pagar e a receber?
Contas a pagar e receber são valores que ajudam a mensurar a saúde financeira de um negócio, se tratando dos valores para pagar contas da empresa e valores recebidos de vendas feitas para os seus clientes.
Nesse sentido podemos definir as contas a pagar como as obrigações do caixa de uma empresa, como no caso do salário dos colaboradores ou de insumos comprados de fornecedores, além de obrigações fiscais.
Portanto, tudo que um negócio gasta se trata de contas a pagar.
As contas a receber, por sua vez, se tratam do dinheiro que entra no seu negócio, ou seja, o lucro das suas vendas.
E aqui é regra que as contas a receber sejam maiores do que as contas a pagar, para as suas finanças ficarem equilibradas.
Como funcionam as contas a pagar e a receber?
As contas a pagar e receber devem funcionar com gestor sabendo precisamente quais valores entram no caixa, para dessa forma conseguir realizar o pagamento de todos os gastos.
E é primordial que as contas a pagar não levem todo dinheiro que está no caixa, pois assim a empresa não consegue crescer e fazer investimentos futuros.
Algumas atitudes ajudam a manter o controle das contas a pagar, como:
- não fazer dívidas a longo prazo;
- pagar todas as contas em dia;
- não gastar mais do que entra no caixa;
- definir limite de endividamento que o seu negócio pode assumir.
E também existem atitudes que ajudam a controlar as contas a receber, como:
- organizá-las por ordem de vencimento;
- fazer cobranças a cada devedor;
- manter um planejamento financeiro a longo prazo.
Importância de manter organizadas as contas a pagar e a receber de uma empresa
Manter organizadas as contas a pagar e receber de sua empresa é importante porque você consegue gerir melhor o setor financeiro do seu negócio.
Isso porque essa ordem ajuda na administração dessas contas ao longo de cada mês, permitindo que você consiga equilibrar tanto os seus gastos, quanto o seu lucro.
É muito comum que empresas tenham capital para pagar todas as suas dívidas, porém e, pela falta de organização financeira, acabam se endividando.
Nesse sentido, é importante entender que o fluxo financeiro de todos os negócios é baseado em dois pilares: as contas a pagar e as contas receber.
Conforme já explicamos acima, as contas a pagar incluem tudo o que a sua empresa consumir, como luz, internet, água, aluguel da sede, obrigações fiscais, salários e afins.
Enquanto os pagamentos a receber são, principalmente, aqueles que os clientes devem.
Nesse cenário, fica claro que se os pagamentos estão desalinhados com os recebimentos, o seu caixa irá sofrer um grande impacto e prejudicar todo o andamento do seu negócio, levando até mesmo ao risco de falência.
Melhor não arriscar, não é mesmo?
Por isso, confira abaixo como fazer um controle financeiro eficiente das contas a pagar e receber.
Dica: contar com um sistema eficiente de controle financeiro pode ser extremamente vantajoso para você!
Contas a pagar e a receber: como fazer um controle eficiente
Um controle eficiente das contas a pagar e receber depende de um sistema de gestão e do controle do fluxo de caixa.
Na sequência, explicamos como colocar esses dois pontos em prática.
– Sistema de gestão para contas a pagar e receber
Os sistemas de gestão para contas a pagar e receber se tratam de ferramentas que possibilitam que você lance essas contas para que ele as organize e até mesmo gere relatórios que auxiliam na ordem delas.
E um bom sistema também permite que você o integre com outros softwares de gestão, como planilhas, contas bancárias e outros sistemas de cobrança que você use.
Deste modo, com a integração, você consegue automatizar todo seu processo de finanças e driblar erros humanos, como dados duplicados ou pagamentos que foram esquecidos de serem computados.
Então, ao buscar por um sistema de contas a pagar e contas a receber, tenha em mente que ele precisa ter duas funções básicas: a integração e a automatização dos seus processos financeiros.
– Fluxo de caixa
Nós chamamos de fluxo de caixa os dispositivos contábeis capazes de centralizar o controle das contas a pagar e receber.
Empresas de todos os portes e nichos devem monitorar de perto os seus fluxos de caixa para conseguirem manter a organização do setor financeiro em dia.
Aqui, mais uma vez um bom sistema de gestão financeira consegue te ajudar, mantendo em ordem todos os fluxos de finanças e gerando relatórios em tempo real.
Como controlar contas a pagar e a receber?
Para controlar as contas a pagar e receber você deve registrar todas as movimentações financeiras do seu negócio, fazer cobranças aos inadimplentes, estimular o pagamento antecipado de contas, fazer o gerenciamento de estoque e usar a tecnologia ao seu favor.
Abaixo, entramos em mais detalhes sobre cada uma dessas atitudes. Confira.
– Registre todas as movimentações financeiras da empresa
Quando falamos em registrar todas as movimentações financeiras da sua empresa, falamos até mesmo dos valores pequenos de entrada ou saída do caixa.
Ou seja, fazer um registro realmente eficiente de contas da sua empresa é contar cada centavo gasto ou ganho.
Com esse registro rigoroso você também mantém em dia o controle de estoque, fica por dentro dos custos por setor, dos produtos e serviços mais vendidos, organiza o fluxo de caixa e o ciclo operacional.
Como você pode ver, todo o resto da sua empresa depende dessas informações bem registradas.
Portanto, para que tudo caminhe bem em seu negócio, adote um sistema de gestão de contas a pagar e contas a receber e facilite o registro das suas movimentações financeiras.
E lembre-se, conforme falamos acima, um bom sistema de gestão financeira deve permitir a integração com outras ferramentas de finanças e a automatização dos seus processos financeiros, melhorando o seu provisionamento financeiro.
Isso porque com a integração a outros setores, como de vendas, logística, compra e estoque, mais rápido todas as informações sobre cada uma dessas áreas estarão disponíveis para todos.
E quanto à automatização, ela é fundamental para otimizar processos e evitar possíveis erros humanos que podem impactar o fluxo de caixa de uma empresa.
– Efetue cobranças aos inadimplentes
Cobrar inadimplência é uma situação delicada, porém que praticamente todas as empresas passam.
É fato que atrasos no pagamento por parte de clientes impactam negativamente todo o andamento de uma empresa, principalmente no que diz respeito a quitação de contas internas, como de fornecedores.
Com isso, você acaba até mesmo perdendo outras vendas e clientes, pois não consegue realizar compras com fornecedores para dar andamento no restante das suas produções.
Então, não se acanhe ao fazer cobranças, mas lembre-se que elas devem ser feitas com respeito e na medida certa.
Mas como fazer isso na prática?
Bom, na prática, atente-se para não deixar o seu cliente constrangido e, se for possível, ofereça formas dele parcelar a dívida que tem com você.
E não veja o parcelamento como algo negativo. Pense que ele aumenta as possibilidades de você receber a quantia em aberto.
Para fazer as cobranças de clientes inadimplentes, mais uma vez o sistema de gestão financeira pode te ajudar, criando uma lista atualizada de quem são esses clientes e com um histórico de tentativas de acordos e contatos.
– Estimule o pagamento antecipado das contas
Estimular o pagamento à vista é uma boa estratégia para não ter tantos clientes inadimplentes e um fluxo de entradas prejudicado.
E para estimular esses pagamentos antecipados e à vista, e facilitar a gestão de boletos, a melhor forma é oferecer vantagens aos seus clientes por escolherem realizar o pagamento neste modelo.
– Faça gerenciamento de estoque
Quando falamos em fazer um gerenciamento de estoque, falamos principalmente das suas mercadorias que estão paradas há muito tempo e que não foram devidamente registradas.
Aqui, um bom controle de estoque ajuda a liberar as suas mercadorias por ordem de compra, auxiliando a evitar problemas como perda da validade e falhas no controle do caixa.
Isso porque se você não registrar a data e o valor exato da compra, você não sabe qual é a margem de lucro que teve com a venda de cada produto e nem mesmo consegue ter em mente qual é o seu ciclo operacional.
Mas com o controle de estoque e todas as contas registradas corretamente, você consegue fazer mais fácil seu balanço periódico e saber tudo sobre os seus produtos armazenados.
– Use a tecnologia a seu favor
Tecnologias que otimizam os seus processos ajudam a evitar a perda da produtividade.
E para começar a usar a tecnologia ao seu favor, voltamos a falar dele, o sistema de gestão para contas a pagar e contas a receber.
A essa altura do nosso artigo, esperamos que você já saiba como ele funciona e quais benefícios ele pode trazer para sua empresa!
Conclusão
Com esse artigo, a nossa missão era explicar a importância de manter organizada as contas a pagar e receber de sua empresa.
E além de trazer mais dicas de como fazer um controle eficiente, apresentamos a opção de adotar um sistema de gestão para contas a pagar e contas a receber que permite que você o integre com outros sistemas que você já usa e automatize todos os seus processos financeiros.
Caso você tenha ficado interessado, conheça já o sistema de gestão da Hábil!
