Nota fiscal eletrônica: como a emissão desse documento ajuda na gestão do seu comércio

Você sabia que a nota fiscal eletrônica pode ajudar na gestão do seu comércio? Pois é, a emissão desse documento é mais do que uma simples burocracia.

Já falamos aqui no blog sobre a importância do controle fiscal para o comércio e como manter os documentos fiscais de uma empresa em dia é fundamental para que se cumpra todas as suas obrigações tributárias, evitando problemas como o pagamento de multas. Falamos também como esse controle pode ajudar o comércio a conseguir benefícios fiscais, como isenções e diminuição de carga tributária.

E hoje, vamos falar sobre a nota fiscal eletrônica e os benefícios que sua emissão pode trazer para o negócio. Acompanhe e aprenda mais sobre o assunto!

O que é a nota fiscal eletrônica

A nota fiscal é um documento com validade jurídica que é usado para registrar uma venda de produto ou prestação de serviços.

Desde 2006, os talões de notas fiscais vêm sendo substituídos pela nota fiscal eletrônica (NF-e), que é muito mais prática e foi desenvolvida para modernizar a emissão de notas fiscais e facilitar tanto a fiscalização, por parte do governo, quanto a gestão nas empresas.

Para que serve a NF-e

Para os donos de comércios e empresas, as funções da nota fiscal eletrônica são:

  • facilitar o controle da entrada e saída de produtos
  • controlar o pagamento dos impostos
  • controlar o faturamento da empresa
  • servir como prova da regularidade do negócio em caso de auditoria e fiscalizações.

Já para o consumidor, a nota fiscal eletrônica serve para:

  • comprovar a aquisição de um produto/ serviço
  • comprovar a requisição de garantia
  • requerer troca ou devolução de produto/ serviço
  • prestar contas à Receita Federal.

Qual a importância de emitir nota fiscal eletrônica

É muito importante saber que é por meio da emissão da nota fiscal eletrônica que o Fisco recolhe os tributos devidos sobre as operações das empresas. E você já deve ter conhecimento que, quando esses tributos não são recolhidos, o negócio pode sofrer penalidades por praticar sonegação de impostos.

Como emitir NF-e

Quando um produto é vendido, a empresa deve gerar um arquivo eletrônico com todas as informações fiscais relativas à operação realizada (NF-e).

Esse arquivo é assinado por meio do certificado digital e enviado de forma online para a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do estado em que a empresa está localizada.

Uma vez na SEFAZ, é feita uma validação prévia do arquivo e emite-se a Autorização de Uso, necessária para o trânsito do produto. Com isso, todos os dados da operação são disponibilizados na internet para as pessoas que têm a chave de acesso da NF-e e para a SEFAZ do estado destinatário, caso o produto seja transportado para outra unidade da federação.

É gerado também uma via do Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), que traz o código de acesso e um código de barras para facilitar a confirmação das informações nos postos fiscais.

O DANFE é uma espécie de “resumo” da NF-e e é obrigatório para a circulação de mercadorias.

Já quando se trata de prestação de serviços, a nota fiscal de serviços eletrônica, é transmitida pela empresa para a prefeitura do município onde o serviço foi prestado e ela emite a nota fiscal pelo próprio sistema ou envia um Recibo Provisório de Serviços (RPS), que será convertido em NFS-e posteriormente.

Quais os benefícios para o comércio de emitir a NF-e

Veja agora quais são alguns dos benefícios da emissão da nota fiscal eletrônica para o seu comércio:

Economia de tempo e recursos

Emitir nota fiscal eletrônica representa economia de diversos recursos e também de tempo. A NF-e:

  • reduz gastos com compra de papel e suprimentos para a impressora
  • gera economia de espaço, já que dispensa o armazenamento de livros fiscais (que quando usados deve ser arquivados por cinco anos)
  • elimina o emprego de tempo na organização dos livros fiscais e notas impressas.

Maior produtividade

A NF-e também contribui para o aumento da produtividade da empresa, uma vez que agiliza processos. Afinal, é muito rápido e simples emitir documentos fiscais por meio do software adequado, que memoriza os dados dos clientes recorrentes e possui funções de preenchimento automático. 

No comércio, a emissão de nota fiscal eletrônica ajuda de forma muito particular a agilizar a passagem dos clientes pelo caixa, o que coopera na entrega de uma boa experiência de atendimento para o consumidor. 

Melhor controle fiscal e financeiro

Outro grande benefício da NF-e é facilitar o controle financeiro e fiscal da empresa com a digitalização dos documentos.  Assim, com uma simples busca é possível conferir os tributos, os valores das transações, produtos e serviços vendidos etc. Sem falar que acabam, de uma vez por todas, os erros de escrituração.

Esperamos que este artigo sobre a emissão de nota fiscal eletrônica tenha sido útil para você. E para outros conteúdos que ajudam na gestão do seu comércio, acompanhe as publicações aqui, no blog da Hábil. Temos sempre informações e dicas que podem fazer toda a diferença para o seu comércio.

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