Você sabia que a nota fiscal eletrônica pode ajudar na gestão do seu comércio? Pois é, a emissão desse documento é mais do que uma simples burocracia.
Já falamos aqui no blog sobre a importância do controle fiscal para o comércio e como manter os documentos fiscais de uma empresa em dia é fundamental para que se cumpra todas as suas obrigações tributárias, evitando problemas como o pagamento de multas. Falamos também como esse controle pode ajudar o comércio a conseguir benefícios fiscais, como isenções e diminuição de carga tributária.
E hoje, vamos falar sobre a nota fiscal eletrônica e os benefícios que sua emissão pode trazer para o negócio. Acompanhe e aprenda mais sobre o assunto!
O que é a nota fiscal eletrônica
A nota fiscal é um documento com validade jurídica que é usado para registrar uma venda de produto ou prestação de serviços.
Desde 2006, os talões de notas fiscais vêm sendo substituídos pela nota fiscal eletrônica (NF-e), que é muito mais prática e foi desenvolvida para modernizar a emissão de notas fiscais e facilitar tanto a fiscalização, por parte do governo, quanto a gestão nas empresas.
Para que serve a NF-e
Para os donos de comércios e empresas, as funções da nota fiscal eletrônica são:
- facilitar o controle da entrada e saída de produtos
- controlar o pagamento dos impostos
- controlar o faturamento da empresa
- servir como prova da regularidade do negócio em caso de auditoria e fiscalizações.
Já para o consumidor, a nota fiscal eletrônica serve para:
- comprovar a aquisição de um produto/ serviço
- comprovar a requisição de garantia
- requerer troca ou devolução de produto/ serviço
- prestar contas à Receita Federal.
Qual a importância de emitir nota fiscal eletrônica
É muito importante saber que é por meio da emissão da nota fiscal eletrônica que o Fisco recolhe os tributos devidos sobre as operações das empresas. E você já deve ter conhecimento que, quando esses tributos não são recolhidos, o negócio pode sofrer penalidades por praticar sonegação de impostos.
Como emitir NF-e
Quando um produto é vendido, a empresa deve gerar um arquivo eletrônico com todas as informações fiscais relativas à operação realizada (NF-e).
Esse arquivo é assinado por meio do certificado digital e enviado de forma online para a Secretaria da Fazenda (SEFAZ) do estado em que a empresa está localizada.
Uma vez na SEFAZ, é feita uma validação prévia do arquivo e emite-se a Autorização de Uso, necessária para o trânsito do produto. Com isso, todos os dados da operação são disponibilizados na internet para as pessoas que têm a chave de acesso da NF-e e para a SEFAZ do estado destinatário, caso o produto seja transportado para outra unidade da federação.
É gerado também uma via do Documento Auxiliar de Nota Fiscal Eletrônica (DANFE), que traz o código de acesso e um código de barras para facilitar a confirmação das informações nos postos fiscais.
O DANFE é uma espécie de “resumo” da NF-e e é obrigatório para a circulação de mercadorias.
Já quando se trata de prestação de serviços, a nota fiscal de serviços eletrônica, é transmitida pela empresa para a prefeitura do município onde o serviço foi prestado e ela emite a nota fiscal pelo próprio sistema ou envia um Recibo Provisório de Serviços (RPS), que será convertido em NFS-e posteriormente.
Quais os benefícios para o comércio de emitir a NF-e
Veja agora quais são alguns dos benefícios da emissão da nota fiscal eletrônica para o seu comércio:
Economia de tempo e recursos
Emitir nota fiscal eletrônica representa economia de diversos recursos e também de tempo. A NF-e:
- reduz gastos com compra de papel e suprimentos para a impressora
- gera economia de espaço, já que dispensa o armazenamento de livros fiscais (que quando usados deve ser arquivados por cinco anos)
- elimina o emprego de tempo na organização dos livros fiscais e notas impressas.
Maior produtividade
A NF-e também contribui para o aumento da produtividade da empresa, uma vez que agiliza processos. Afinal, é muito rápido e simples emitir documentos fiscais por meio do software adequado, que memoriza os dados dos clientes recorrentes e possui funções de preenchimento automático.
No comércio, a emissão de nota fiscal eletrônica ajuda de forma muito particular a agilizar a passagem dos clientes pelo caixa, o que coopera na entrega de uma boa experiência de atendimento para o consumidor.
Melhor controle fiscal e financeiro
Outro grande benefício da NF-e é facilitar o controle financeiro e fiscal da empresa com a digitalização dos documentos. Assim, com uma simples busca é possível conferir os tributos, os valores das transações, produtos e serviços vendidos etc. Sem falar que acabam, de uma vez por todas, os erros de escrituração.
Esperamos que este artigo sobre a emissão de nota fiscal eletrônica tenha sido útil para você. E para outros conteúdos que ajudam na gestão do seu comércio, acompanhe as publicações aqui, no blog da Hábil. Temos sempre informações e dicas que podem fazer toda a diferença para o seu comércio.
