A emissão de notas fiscais é uma ação essencial em qualquer empresa, pois garante a credibilidade do trabalho, confirmando que ela não está sonegando nenhum tipo de imposto.
É por isso que, ao planejar a abertura de uma empresa, é necessário pensar como essa prática será realizada na venda de produtos ou na prestação de serviços.
Análises como essa fazem parte do trabalho dos gestores e devem ser realizadas com máxima atenção.
Por esse motivo, muitas empresas estão decidindo pela contratação de um emissor de notas fiscais, que cuida desse serviço automaticamente.
No entanto, essa não é a única vantagem que essa terceirização oferece. Confira outros motivos para investir em um emissor para o seu negócio.
Por que emitir nota fiscal eletrônica?
A nota fiscal possui uma importância ímpar para o empreendimento e para os seus clientes.
Inclusive, ela é obrigatória e deve ser exigida pelo consumidor a cada compra. Isso porque ela pode garantir que a empresa está funcionando de maneira legal e recolhendo os tributos exigidos.
Como o próprio nome sugere, a nota é um documento fiscal, que prova que o empreendimento está de acordo com as normas tributárias do país.
Além disso, caso seja necessário trocar o produto ou acionar a garantia, ter a nota fiscal em mãos é algo essencial, como destacado em notícia do portal G1.
Ainda, em caso de perda da NF, é perfeitamente possível solicitar a emissão de uma segunda via, que possui a mesma validade da original.
O modelo de nota fiscal eletrônica surgiu em 2008, implementado pelo governo na tentativa de reduzir a burocracia diária que as empresas enfrentavam para emitir esse documento fiscal.
Agora, elas são criadas de maneira rápida e fácil. Essa praticidade está diretamente relacionada ao uso dos emissores digitais, que são responsáveis pelo preenchimento das notas de forma automatizada.
Emissor de nota fiscal eletrônica gratuito x pago
Falando a respeito da emissão de notas fiscais, é possível encontrar opções desses programas de forma gratuita e paga.
Essencialmente, os dois prestam a mesma função, e podem ser integrados aos modelos de gestão utilizados nos serviços internos da empresa.
Inclusive, definir qual dos dois tipos é mais interessante para a necessidade do negócio, exige uma avaliação do próprio gestor, considerando pontos fundamentais, como a facilidade de preenchimento, rapidez do sistema, entre outras questões.
Entenda a diferença entre emissão de notas fiscais em sistemas gratuitos e pagos:
Emissor gratuito
Normalmente, o emissor gratuito oferece funcionalidades menos elaboradas, com menos inserção de informações nos bancos de dados das empresas.
Outro ponto que aparece em relação a esses softwares grátis é a velocidade da emissão de notas fiscais. Isso porque elas podem demorar mais para serem preenchidas e enviadas.
O mesmo vale para a instabilidade do sistema, que pode sair do ar com mais frequência.
Também, existe a chance de perder atualizações rapidamente, ou se tornar incompatível com outros sistemas de gestão que utilizam em sua empresa.
Emissor pago
O emissor pago pode ser mais fácil de integrar com os programas da empresa, como os de estoque e logística, por exemplo.
Por oferecer um serviço mais completo, esses softwares também tornam os processos fiscais desse segmento mais dinâmicos, emitindo notas com maior velocidade.
A incidência de instabilidade ou queda é pequena. E, quando acontece, o suporte especializado costuma solucionar as questões mais rapidamente.
Além disso, a organização das informações necessárias para a emissão da NF pode se tornar um banco de dados eficiente para o planejamento estratégico da empresa.
3 motivos para PME contratarem um emissor de notas fiscais
Agora que você já conhece mais sobre a importância da NF, sua funcionalidade e como opera a emissão de notas fiscais, vale a pena compreender porque deve investir nessa ferramenta para a sua empresa.
Confira três motivos para contratar um emissor para otimizar o seu trabalho:
1. Facilidade no preenchimento de cadastros e de notas
O cotidiano empresarial é dinâmico, com inúmeras rotinas complexas, de modo que o tempo deve ser utilizado da maneira mais eficiente possível.
Por isso, ferramentas que automatizam a sua ação diária são aliadas importantes para a gestão.
Pensando especificamente na emissão de notas fiscais, que é um procedimento burocrático e demorado, ter um sistema que cumpra essa função é uma maneira de otimizar o seu trabalho.
Os softwares emissores fazem o preenchimento das notas, além de alimentar os cadastros de clientes, criando, como já dito, um verdadeiro banco de dados para a sua utilização.
Inclusive, alguns podem sugerir ações estratégicas para aumentar as suas conversões e para melhorar a gestão como um todo.
Por exemplo, sistemas que se integram com outros setores da empresa, como o de estoque, podem ajudar a construir um mapa de vendas, demonstrando quais itens foram mais procurados.
2. Suporte telefônico e virtual
Outro motivo que torna viável para as pequenas e médias empresas investirem em um software de emissão de notas fiscais é ter um suporte telefônico e virtual.
Os emissores pagos possuem um canal de atendimento aberto, com profissionais em atendimento durante todo o tempo.
Por isso, quando ocorre uma queda no sistema, algum tipo de instabilidade ou até mesmo erros relacionados à criação das notas, essa equipe de plantão pode ajudar com rapidez e eficiência.
Além disso, a possibilidade de fazer reuniões virtuais com esses atendentes gera mais segurança para o gestor, considerando que poderá tirar suas dúvidas imediatamente.
Por fim, a confiabilidade que esse sistema promove é revertida diretamente em um trabalho mais dinâmico, que responde rapidamente à necessidade da empresa e, consequentemente, gera mais benefícios ao público.
3. Maior agilidade em todo o seu setor fiscal
As ferramentas de emissão de notas fiscais são essenciais para quem deseja manter o setor fiscal da empresa funcionando de maneira eficiente, sem precisar dedicar todo o seu tempo a isso.
Ele preenche as informações dentro dos documentos, dispara para o consumidor e, ainda, organiza todo o recolhimento de tributos.
Isso facilita a para que o gestor consiga visualizar com mais clareza como está incidindo a tributação em sua empresa.
Além disso, por trabalhar de maneira automatizada, esses softwares são eficientes em organizar os dados e criar notas fiscais corretas, reduzindo a incidência de erros.
Consequentemente, o índice de retrabalho diminui e o tempo gasto com esse tipo de situação pode ser utilizado em outros setores.
No final, essa prática pode garantir até mesmo uma economia para o empreendimento.
Assim, para ter todos esses benefícios em sua empresa, aposte no uso de um software para emissão de nota fiscal.
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