A conciliação bancária se trata de comparar o saldo de uma conta e todas as informações externas.
Com essas informações e os extratos em mãos fica mais fácil identificar tudo que entrou e saiu do caixa de uma empresa.
Mas afinal de contas, o que eu ganho com essa prática? Como isso pode ser benéfico para o caixa do meu negócio?
Essas e outras perguntas nós responderemos a você ao longo deste artigo. Acompanhe!
O que é conciliação bancária?
A conciliação bancária é o ato de conferir os extratos e os saldos do caixa de uma empresa para analisar se os lançamentos estão certos e se não existe nenhuma anormalidade.
Ela se baseia na análise dos dados obtidos pelo extrato bancário da conta do empreendimento, em comparação com o controle financeiro que é realizado internamente.
De fato, podemos definir que essa ação é uma conferência de duas fontes de informação, para verificar se elas estão sendo mantidas corretamente.
Realizar a conciliação bancária é uma tarefa do gerente financeiro da empresa. Entre as suas funções, está a de fazer esse controle assíduo das movimentações de dinheiro do negócio.
Com isso, ele se torna muito mais eficiente na manutenção das contas em dia, bem como no acompanhamento dos recebimentos, já que terá bases de análise obtidas pelas informações do extrato comparado ao controle interno.
Para que serve a conciliação bancária e qual a sua real importância?
A principal finalidade de realizar uma conciliação bancária é conferir se toda a movimentação financeira da empresa está acontecendo de maneira correta.
Afinal, a comparação entre as duas fontes de dados ajuda a identificar divergências que podem passar despercebidas em um cotidiano atarefado.
Basicamente, ela irá verificar se as informações das movimentações relatadas e inseridas nos controles internos estão de acordo com as descritas no extrato de conta.
Com isso, esse procedimento se torna eficaz para:
- Identificar fraudes;
- Ter mais assiduidade na análise bancária;
- Ter mais confiabilidade no saldo de conta, reconhecendo as entradas e saídas;
- Otimizar o planejamento estratégico, tendo uma visão mais aprofundada da real situação financeira da empresa;
- Melhorar o fluxo de caixa.
A importância da conciliação bancária, portanto, é a de embasar com mais confiabilidade todo o setor financeiro, a partir de uma conferência sobre as movimentações de dinheiro da empresa.
Importância da conciliação bancária
A conciliação bancária é importante porque permite que você tenha controle do seu planejamento financeiro empresarial de maneira mais assertiva e ágil.
E aqui, quando falamos em agilidade, não podemos deixar de mencionar plataformas de gerenciamento contábil e financeiro que colaboram para que esse procedimento seja feito de maneira mais rápida e até mesmo integrada à conta do seu banco, como o Hábil 10.
Além disso, essa conciliação é importante porque você tem uma visão mais precisa dos números da sua empresa e tem a chance de fazer cálculos dos recebíveis futuros e elaborar estratégias de antecipação de parcelas, por exemplo.
Isso tudo pode ser feito prevendo fluxo de caixa dos seus próximos meses e tendo uma noção do que irá entrar.
Ou seja, a conciliação é importante porque possibilita que você tenha um controle maior das suas contas e despesas, tendo a chance de organizar os pagamentos de uma maneira mais eficiente.
Quando fazer conciliação bancária?
O ideal é que você faça a conciliação bancária em intervalos curtos, como de 15 em 15 dias ou mensalmente.
Demorar para fazer esse procedimento torna a sua execução mais difícil e não ajuda para que você corrija erros rapidamente e evite que eles virem uma bola de neve.
Passo a passo para realizar uma conciliação bancária do jeito certo
Agora que você já possui maiores informações sobre o processo de conciliação bancária e a sua importância para a manutenção da saúde financeira do negócio, é hora de aprender como realizá-la.
Esse passo a passo vai te ajudar a organizar a ordem em que deve executar as tarefas, de modo a torná-las mais eficientes.
Vale destacar que, para fazer a conciliação, é fundamental que tenha o extrato da conta da empresa em mãos. Afinal, é a partir dele que será realizada a conferência dos dados.
1. Monitoramento dos fluxos de caixa
O fluxo de caixa é um aliado importante na conciliação bancária. Isso porque esse documento registra as entradas e saídas diárias do dinheiro da empresa.
Logo, ele é a base principal para o controle interno das movimentações financeiras da empresa, e deve ser conferido diariamente.
O fluxo de caixa, portanto, será o representante da análise interna. Para tanto, é essencial que nele constem as informações mais detalhadas possíveis dos gastos e ganhos do empreendimento.
É importante que esse documento contenha:
- As tarifas bancárias que são cobradas pela conta;
- Os pagamentos dos fornecedores devidamente identificados;
- O recebimento dos clientes, também devidamente identificados;
- Todos os empréstimos feitos;
- O valor relativo ao pagamento da equipe;
- Valor relativo ao pagamento de impostos e tributos.
2. Comparativo de dados dos extratos bancários
O segundo passo da sua conciliação bancária consiste em comparar os dados dos dois documentos.
Com o demonstrativo do fluxo de caixa em mãos, bem como outros documentos que possam ser importantes, e com o extrato bancário, você deverá analisar se as informações são correspondentes.
Confira o saldo inicial e final, e veja se os números obtidos são os mesmos identificados no documento emitido pelo banco.
Essa etapa exige tempo e atenção. Afinal, o ideal é analisar cada um dos lançamentos e encontrá-los no fluxo de caixa também.
Ainda, vale reforçar que quanto mais o seu fluxo de caixa estiver completo, com informações precisas, dados e valores bem definidos, mais fácil e rápida será a comparação com o extrato bancário.
Teoricamente, a conciliação não é uma tarefa difícil de ser executada, desde que os dados a serem analisados estejam perfeitamente organizados.
3. Corrija os erros encontrados
Se encontrar alguma divergência quando estiver fazendo a conferência do fluxo de caixa e do extrato bancário, deverá seguir para a próxima etapa da conciliação.
O terceiro e último passo é, efetivamente, corrigir os erros que tenham sido identificados na comparação dos documentos.
Com a informação bem clara, verifique quem é o responsável pela questão, se ela é incumbência da equipe ou se é alguma infração da instituição financeira.
Se for um problema causado pelo banco, procure, imediatamente, a sua agência e peça por maiores explicações a respeito do dado que diverge do seu controle.
Caso a verificação não ocorra em um dia útil, entre em contato com a central de atendimento e verifique quais as suas opções.
Contudo, se, ao detectar o erro, você entender que ele foi causado internamente, será necessário encontrar uma maneira de corrigi-lo também a longo prazo.
Isso pode significar desde a necessidade de treinar a equipe com mais eficiência, até a possibilidade de contratar um serviço especializado em conciliação bancária para te auxiliar.
Inclusive, uma opção interessante para solucionar questões como essa é a de investir em um serviço automatizado de conciliação.
Além de ser um importante aliado na redução de custos, como divulga o portal UOL Economia, ele ainda melhora a produtividade.
4. Use um sistema de automatização
Como a conciliação não considera somente recebimentos e pagamentos, mas também leva em conta impostos bancários, tarifas, descontos, multas, lançamentos não identificados, comissões e pagamentos de salários, usar um sistema de automatização é uma ótima saída.
Esses sistemas nada mais são do que softwares prontos para fazer os levantamentos de maneira automática, comparando tudo o que foi lançado em um determinado período e entregando a você um status em relação à comparação de valores.
Além do mais, eles evitam possíveis falhas que acontecem quando fazemos esse procedimento de maneira manual ou usando planilhas, logo, oferecem menos riscos ao seu negócio.
Por que automatizar a conciliação bancária?
A automatização de processos analíticos, tal qual a conciliação bancária, é uma tendência que vem ganhando forma nas empresas.
Isso porque essas ações, quando executadas por softwares programados, tornam a conferência mais efetiva.
Inclusive, elas reduzem o índice de erros e melhoram a identificação dos pontos que necessitam de correção.
Além disso, os programas especializados em conciliação bancária também realizam uma organização maior das informações, por exemplo:
- Separando lançamentos por categorias;
- Cadastrando os lançamentos;
- Controlando com mais assertividade os dados emitidos pela instituição financeira.
Esses detalhes, no momento de realizar a conciliação, tornam o processo mais dinâmico, com menos incidência de erros e maior possibilidade de identificar pontos de melhoria.
Por fim, essa alternativa ainda contribui para aumentar a segurança dos registros das transações, organizando melhor os lançamentos de entradas e saídas do financeiro da empresa.
Aposte nesse tipo de ferramenta que otimiza as ações do cotidiano e a tornam mais efetivas.
Como fazer conciliação bancária automatizada
A conciliação bancária automatizada pode ser feita por meio de sistemas financeiros, como o Hábil 10.
O nosso sistema é uma solução em que você pode personalizar de forma rápida todas as atividades de conciliação de acordo com as necessidades da sua empresa.
Ao adotá-lo, você torna esse processo automático, ágil e ainda economiza.
Então, conte agora mesmo com o Hábil 10 e tenha à sua disposição um sistema que possibilita o registro simples das suas despesas e receitas, permitindo que você as categorize da melhor maneira possível.
Além do mais, você pode usufruir dos relatórios com gráficos que o nosso sistema gera e que permitem que você visualize melhor quais são os maiores gastos e onde você está investindo mais dinheiro dentro do seu negócio.
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O Hábil 10 é o sistema de gestão empresarial que facilita o controle da sua empresa.
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Conclusão
Agora você já está por dentro de tudo sobre conciliação bancária.
E sabe principalmente que a melhor forma de fazer isso dentro da sua empresa é contando com um sistema financeiro para automatizar esse processo e diminuir as chances de erros.
Para ter um destes sistemas em sua empresa, você pode e deve contar com o Hábil 10, um software de gestão com recursos online que torna menos descomplicado os cálculos de impostos e emissões de notas fiscais da sua empresa!
