Ao abrir uma empresa é preciso pensar em alguns pontos específicos para o sucesso do negócio, como qual sistema de nota fiscal usar.
Isso porque um bom sistema de emissão de notas fiscais conta com funcionalidades que automatizam esse processo dentro do seu negócio e traz diversos benefícios.
Lembrando que a nota fiscal é fundamental para evitar qualquer crime fiscal e muitos prejuízos financeiros a sua empresa, pois elas são usadas para fazer o cálculo de tributos e impostos.
Diante de tamanha importância, escolher o sistema de nota fiscal correto faz toda a diferença.
E é com isso que vamos te ajudar ao longo deste artigo! Acompanhe a leitura.
Emitir nota fiscal é obrigatório?
Emitir nota fiscal é obrigatório para todo empreendedor, desde microempreendedores individuais (MEIs) até o microempreendedor (ME) e para as empresas de pequeno porte (EPPs).
Entretanto, existe uma exceção para o MEI, que é liberado de emitir nota fiscal quando o consumidor é uma pessoa física.
Além do MEI, produtores rurais que não têm inscrição no CNPJ também não são obrigados a emitir NFe.
Para saber mais sobre a obrigatoriedade da emissão da nota fiscal, você pode conferir a lei que determina quem deve fazer a sua emissão.
Como funciona um sistema de nota fiscal?
Um sistema de nota fiscal funciona gerando os principais modelos de notas fiscais eletrônicas com todas as informações preenchidas e verificadas.
O funcionamento de um sistema de nota fiscal também se destaca por usar um certificado digital que assina os documentos e os envia aos seus clientes de maneira automatizada.
Na prática, o processo de emissão de nota fiscal por meio de um sistema automatizado acontece assim:
- você gera nota fiscal no sistema;
- automaticamente as informações de compra ou venda são enviadas para Sefaz da sua região;
- a Sefaz faz a validação da transação;
- depois que a nota fiscal é gerada e validada, você tem em mãos a DANFE e o XML disponíveis no sistema;
- você pode imprimir esses documentos, salvá-los e enviá-los aos seus clientes.
Ressaltamos que antes de iniciar o processo de emissão de notas fiscais você deve ter um CNPJ ativo e fazer o seu credenciamento na Sefaz ou prefeitura da sua cidade para conseguir o certificado digital.
Que empresas precisam de um sistema de nota fiscal?
Todas as empresas de todos os tipos de tributação precisam de um sistema de nota fiscal, sendo elas:
- MEI (Microempreendedor Individual);
- Microempresa;
- EPP (Empresa de Pequeno Porte);
- Empresas do Simples Nacional;
- Lucro Real;
- Lucro Presumido.
E conforme já falamos acima, todas as empresas são obrigadas a emitir a nota fiscal, com exceção para o MEI, que só deve fazer a emissão caso o destinatário da mercadoria ou do seu serviço seja uma pessoa jurídica.
Então, para eliminar trabalhos manuais e diminuir burocracias dentro dos processos da sua empresa, a recomendação é que você conte com o sistema de nota fiscal.
Quando usar um sistema de nota fiscal na minha empresa?
Você pode usar um sistema de nota fiscal na sua empresa caso queira automatizar a tarefa de emissão de notas fiscais para diminuir trabalhos manuais.
Além do mais, é recomendado que você use um sistema de nota fiscal na sua empresa caso queira garantir a segurança dos dados do seu negócio, pois é comum que esse tipo de sistema seja utilizado em nuvem, assegurando que você terá o backup dos dados sempre que necessitar.
Qual o melhor sistema de nota fiscal?
O melhor sistema de nota fiscal é o da Hábil, pois você pode acessá-lo por qualquer aparelho que tenha acesso à internet, seja seu smartphone ou notebook.
Deste modo, é possível ficar de olho nas novas compras e fazer outras emissões sempre em tempo real, mesmo que você não esteja na sua empresa.
Isso porque o sistema está completamente disponível na nuvem ao invés de em um servidor próprio, garantindo segurança dos dados do seu negócio e disponibilizando um backup sempre que você precisar.
No mais, o sistema de nota fiscal da Hábil também possibilita que você cancele notas fiscais com facilidade, caso o seu cliente cancele a compra por algum motivo.
Ou seja, você pode anular uma nota sem burocracia, facilitando os processos da sua empresa.
Vantagens de usar um sistema de nota fiscal
As vantagens de usar um sistema de nota fiscal vão desde a diminuição de erros no seu negócio até a melhoria na sua gestão financeira.
Abaixo, entenda melhor todas as vantagens!
Diminuição de erros
Um sistema de nota fiscal diminui os erros da sua empresa uma vez que ele elimina o preenchimento manual destes documentos, algo que, se feito errado, pode gerar uma série de problemas financeiros e causar grandes prejuízos ao seu negócio.
Economia de tempo
A economia de tempo é garantida com o sistema de nota fiscal na sua empresa de diversas maneiras, começando pela diminuição de erros que citamos acima, algo que elimina o tempo gasto de seus colaboradores com o retrabalho caso lancem alguma nota errada.
E a automatização desse processo também ajuda na economia de tempo porque dá aos seus funcionários mais horas no dia para trabalharem numa atividade operacional da empresa e em estratégias de crescimento, ao invés de passarem horas lidando com a burocracia da emissão de notas.
Organização de documentos
A tecnologia do sistema de notas fiscais garante uma melhoria de armazenamento dos seus documentos eletrônicos, economizando com o uso de espaço físico e permitindo que você tenha acesso mais rápido e fácil a qualquer informação que precisar.
Melhoria na gestão financeira
Por fim, toda a gestão financeira do seu negócio se beneficia desse sistema uma vez que os documentos ficam mais organizados e todo o trabalho fica automatizado, permitindo que com poucos cliques você envie por e-mail todos os arquivos XMLs.
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Conclusão
A emissão de nota fiscal é obrigatória para todos os negócios, com pequenas exceções, por isso contar com um sistema de nota fiscal é uma mão na roda para todas as empresas.
E neste artigo, nos dedicamos a explicar a você como esse tipo de sistema funciona na prática e quais as suas vantagens, além de apresentar o melhor sistema de notas fiscais do mercado: o da Hábil.
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