Saber como fazer um plano de contas é fundamental para que você consiga tomar boas decisões para a saúde financeira do seu negócio, com base em dados e nada de achismos.
Isso porque a função desse plano é conter todas as informações sobre as despesas e receitas que movem o fluxo financeiro do seu negócio, gerando assim os dados sobre ele.
Logo, você consegue analisar os números e ter uma visão realista de qual é a situação econômica da sua empresa e de quais partes dela você pode reduzir custos ou aumentar investimentos.
Ficou interessado em saber como fazer um plano de contas e estruturar um para o seu negócio?
Então siga a leitura conosco que ao longo deste artigo te explicaremos como fazê-lo!
O que é um plano de contas?
O plano de contas é uma relação de classificação e códigos usados para fazer o registro de entradas e saídas financeiras de um negócio.
Então, podemos dizer que ele contém informações econômicas da empresa, registradas em divisões e subdivisões, para manter a organização e para que o plano de contas seja eficiente e claro.
Quais são as regras para que ele seja elaborado?
Para entender como fazer um plano de contas, é preciso atentar-se à regra de que a maneira como você define conta esteja de acordo com os princípios da contabilidade:
“entidade, continuidade, oportunidade, registro pelo valor original, competência e prudência.”
Além do mais, as suas contas também devem seguir o padrão que a Lei n.º 6.404/76 e a Lei n.º 11.638.
Ambas estipulam algumas regras e estruturas que você precisa ter em mente ao começar a entender como fazer um plano de contas, como:
- ativo;
- passivo;
- receitas;
- despesas.
Adiante, explicaremos em mais detalhes cada um destes itens. Acompanhe a leitura!
Qual é a importância do plano de contas para a gestão da empresa?
O plano de contas é importante para a gestão e regularização da empresa porque por meio dele há um registro das atividades financeiras do negócio, que geram relatórios contábeis fundamentais, como a Demonstração do Resultado do Exercício (DRE) e o Balanço Patrimonial (BP).
Portanto, o plano de contas não é apenas um relatório de entradas e saídas, saldos e despesas, ele também é a base para estruturar outros documentos contábeis.
Além do mais, por ser um processo que não tem fim, pois as finanças sempre mudam e oscilam, ele garante que você sempre consiga fazer um balanço financeiro da sua empresa, permitindo que você gerencie melhor o negócio, com menos chances de erros que podem ser prejudiciais.
Como o plano de contas é dividido?
O plano de contas é dividido em ativo, passivo, custos, despesas e receitas.
Entender cada uma dessas categorias é essencial para compreender como fazer um plano de contas, portanto, confira abaixo o que cada uma delas significa!
Ativo – contas devedoras
A categoria de ativos engloba todas as contas que dizem respeito aos bens e direitos de um negócio.
Ela também representa algumas partes positivas da empresa, como aplicações, contas a receber, investimentos e movimentações de contas bancárias.
As subdivisões do ativo são:
circulante: realizável em um curto prazo, sempre sendo inferior a 365 dias que valem a partir da data do Balanço;
não circulante: realizável a longo prazo, sempre superior a 365 dias a partir da data do Balanço.
Passivo – contas credoras
O passivo, por sua vez, engloba todos os deveres de um negócio, sendo considerado a parte negativa dele, como financiamentos e origem de alguns recursos para a operação acontecer.
As suas subdivisões são:
circulante: exigível a curto prazo, sempre inferior a 365 dias contados a partir da data do Balanço;
não circulante: exigível a longo prazo, sempre superior a 365 dias a partir da data do Balanço;
patrimônio líquido: capital social de um certo período, sendo o capital dos acionistas ou dos próprios sócios.
Custos – contas devedoras
Geralmente chamados de despesas variáveis, os custos se tratam de todos os gastos relacionados diretamente com a venda, produção ou prestação de serviços de um negócio.
O valor da matéria prima é um exemplo de custo, pois costuma variar conforme a produção, portanto, se há mais produção, há necessidade de comprar mais matéria prima e ter um custo maior.
Alguns dos indicadores importantes calculados com os custos são:
CPV: custo do produto vendido;
CMV: custo da mercadoria vendida;
CSV: custo do serviço vendido.
Despesas – contas devedoras
As despesas se tratam das despesas que são fixas, ou seja, os gastos essenciais para a operação da empresa funcionar.
Entretanto, elas não têm vínculos diretos com a produção, então, se você produzir ou não durante um mês, as despesas seguem iguais, sem mudanças por conta da produção.
As divisões de despesas podem ser:
financeiras: como juros e multas;
comerciais: gastos com publicidades e marketing;
administrativas: investimentos em materiais de expediente.
Receitas – contas credoras
As receitas, por fim, são os valores recebidos pelo negócio por conta da venda de seus produtos e serviços ou pelo rendimento de investimentos que foram feitos.
As receitas podem ser divididas da seguinte maneira:
financeiras: como recebimentos de juros, multas ou rendimento de investimentos;
vendas: vendas de equipamentos ou produtos;
prestação de serviços: treinamentos ou manutenções, por exemplo.
Como organizar um plano de contas?
Para saber como fazer um plano de contas, é preciso saber como organizá-lo. E isso envolve ordenar os documentos da empresa, segmentar grupos e criar níveis e subdivisões.
Abaixo, entramos em mais detalhes sobre cada um destes pontos. Acompanhe!
Ordene os documentos da empresa
Ter em mãos todos os registros de todas as transações do seu negócio ajuda no processo de como fazer um plano de contas.
Portanto, ordene os documentos da sua empresa de forma que você consiga controlar as suas informações financeiras.
Nessa etapa, atente-se aos dados que precisam ser registrados todos os dias e, se possível, use ferramentas e sistemas automatizados para registrá-los.
Separe os grupos
Segmentar grandes grupos e descrever cada um deles em categorias de ativos, passivos, despesas e receitas é o segundo passo de como fazer um plano de contas.
Com isso separado e esclarecido, você já consegue organizar toda a estrutura do plano.
Crie níveis e subdivisões
Com os grandes grupos criados, comece a organizar as subdivisões dos níveis, levando em conta todos os dados do negócio.
Lembre-se que essa organização precisa do maior número de detalhes, com todas as informações possíveis, pois assim você terá mais controle do seu financeiro.
E agora, ficou claro a importância do plano de contas para o seu negócio? Deixe seu comentário!
Conclusão
Como você viu ao longo deste artigo, saber como fazer um plano de contas é fundamental para padronizar e organizar a saúde financeira do seu negócio.
Então, passe a separar as suas informações financeiras e as colocar nas categorias corretas, conforme explicamos aqui!
