A matriz GUT é a abreviação para Gravidade, Urgência e Tendência e se trata de uma ferramenta capaz de organizar a ordem de trabalho de todos os setores de uma empresa.
Ela é ideal para o dia a dia de trabalho porque sabemos que em uma companhia novas demandas surgem a todo momento.
Neste cenário, não é possível trabalhar considerando que tudo é urgente e prioridade, pois isso pode sobrecarregar a equipe e gerar resultados ruins.
Sendo assim, com o uso da matriz GUT, é possível definir uma ordem de prioridades e esclarecer quais atividades realmente são urgentes e elaborar um cronograma de tarefas que não sobrecarregue os seus colaboradores.
Para entender como fazer tudo isso na prática, basta seguir a leitura desse artigo conosco!
O que é matriz GUT?
A Matriz GUT é um método que ajuda todos os setores e colaboradores de uma empresa a identificarem situações para priorizar a execução de suas tarefas.
Para gestores ela é extremamente eficaz uma vez que dá uma mãozinha na hora de lidar com diversos problemas ou questões complexas, colaborando para entender qual a melhor saída para solucionar esses pontos.
Na prática, esse sistema classifica cada problema com base nos critérios de:
- gravidade (G)
- urgência (U)
- tendência (T)
Deste modo, os gestores conseguem priorizar as demandas segundo a gravidade de cada problema e considerando qual é a urgência com que determinada atividade precisa ser tratada.
Entenda o sistema GUT
O sistema GUT é um método que funciona por meio da priorização da resolução de problemas dentro da empresa com base na gravidade, urgência e tendência.
Entenda melhor esses conceitos logo abaixo.
Gravidade
A letra G da matriz GUT significa gravidade e diz respeito ao critério que avalia qual é o impacto ou a intensidade que um problema pode gerar caso não seja solucionado.
A avaliação desses danos pode ser feita de forma qualitativa ou quantitativa, de acordo com o assunto e o contexto.
Nesta parte é preciso fazer uma análise de todos os pontos que podem ser afetados, indo desde colaboradores, processos e resultados.
Um problema é considerado grave quando existe o risco de levar a empresa à falência, por exemplo, ou quando pode levar a perda de clientes extremamente importantes ou causar um dano terrível à imagem da marca.
Nesta categoria, a pontuação de gravidade vai de um a cinco:
- 1 sem gravidade;
- 2 pouco grave;
- 3 grave;
- 4 muito grave;
- 5 extremamente grave.
Urgência
A letra U da matriz GUT se trata da urgência relacionada ao tempo em que um problema precisa ser solucionado.
Ou seja, quanto mais rápido um problema precisa ser resolvido, mas urgente ele é.
Logo, isso implica em ter um prazo e uma pressão maior para essa resolução ser feita na prática.
A sua pontuação também varia de um a cinco, sendo que os números representam:
- 1 pode esperar;
- 2 pouco urgente;
- 3 urgente, merece atenção no curto prazo;
- 4 muito urgente;
- 5 necessidade de ação imediata.
Tendência
A letra T na matriz GUT envolve o padrão de evolução da situação, ou seja, é aqui que você indica se o problema pode piorar de forma rápida ou se ele deve permanecer estável caso não seja solucionado imediatamente.
Neste cenário, um problema com alta pontuação de Tendência é aquele que corre o risco de se tornar maior de uma hora para outra.
Para identificar se um caso se encaixa em uma Tendência, é preciso se perguntar: “esse problema vai piorar aos poucos se nós não resolvemos isso hoje?”
Além do mais, os problemas podem ser analisados com base no desenvolvimento que eles têm caso não tenham uma ação efetiva para serem solucionados.
A tendência conta como a pontuação que também varia de um a cinco, sendo que o seu critério é:
- 1 não mudará;
- 2 vai piorar em longo prazo;
- 3 vai piorar em médio prazo;
- 4 vai piorar em curto prazo;
- 5 vai piorar rapidamente.
Importância da Matriz Gut na tomada de decisões
A matriz GUT é importante na tomada de decisões porque as escolhas não são feitas com base em achismos, mas sim usando um sistema técnico que envolve até mesmo uma operação matemática, conforme mostraremos adiante.
Deste modo, o seu time fica mais confiante naquilo que está fazendo e consegue ter uma clarividência do que realmente precisa ser feito e resolvido em primeiro lugar.
Em qual situação a Matriz GUT deve ser utilizada?
A Matriz GUT deve ser usada principalmente em situações em que é preciso tomar uma decisão e analisar cenários antes de definir alguma atitude.
Isso porque o seu propósito é estabelecer quais atividades devem ser feitas primeiro em uma situação, com a finalidade de garantir mais efetividade nas ações.
Ou seja, a matriz GUT pode ser usada em casos de:
- necessidade de priorizar problemas para saber qual resolver primeiro;
- necessidade de priorizar processos para tornar as operações mais dinâmicas e simplificar a rotina de trabalho de todos;
- necessidade de uniformizar a qualidade do trabalho, interferindo em todos os pontos que precisam ser solucionados primeiro;
- para avaliar os riscos mais graves que precisam ser eliminados primeiro.
Como se calcula a Matriz GUT?
O cálculo da matriz GUT envolve ter em mãos as pontuações de cada item, conforme mostramos acima, e multiplicar os resultados das variáveis GUT.
Por exemplo, se você tem um problema:
- extremamente grave (5)
- urgente (3)
- que pode piorar em curto prazo (4)
Então, o cálculo correto é:
5 x 3x 4 = 60
Em outro exemplo, imagine que você tem:
- um problema grave (3)
- pouco urgente (2)
- com possibilidade de piora imediata (5)
Neste cenário, o cálculo é:
3 x 2 x 5 = 30
Exemplo de como fazer matriz GUT numa empresa
1. Liste os problemas da sua empresa
O primeiro passo é levantar todos os problemas que existem e as demandas que precisam ser feitas.
2. Dê nota de gravidade urgência e tendência para cada problema
Na sequência, você deve dar notas de gravidade, urgência e tendência para cada problema, conforme apontamos anteriormente, ou seja, usando a pontuação de 1 a 5 para cada item.
3. Multiplique as 3 notas para saber qual problema é uma prioridade
Aqui é a hora do cálculo, ou seja, você deverá multiplicar as notas dadas a cada um dos critérios para visualizar a pontuação do problema em questão.
Aqui a pontuação mínima de um problema é 1 e a máxima é 125.
4. Crie planos de ação para resolução dos problemas respeitando a prioridade
Para finalizar, prepare um plano de ação eficaz para otimizar a solução de todas as questões em aberto.
Qual a principal vantagem da matriz de GUT?
A principal vantagem da matriz de GUT é que ela pode ser usada por qualquer empresa e por qualquer setor de uma organização, por ser de fácil implementação e não depender de auxílio de tecnologias para ser feita.
Assim, todos têm a chance de usá-la para decidir desde questões mais rotineiras, como questões mais estratégicas e grande impacto.
O Hábil 10 é o sistema de gestão empresarial que facilita o controle da sua empresa.
Com ele, você tem agilidade e segurança para gerenciar suas vendas, fazer controle financeiro, emitir notas fiscais e muito mais.
Estamos há 23 anos no mercado brasileiro, com a aprovação de 2.000+ empresas desde o início!
Ficou interessado no que o Hábil 10 pode fazer pelo seu negócio?
Entre em contato agora com um dos nossos especialistas e descubra como podemos ajudar você.
