Na sociedade atual o principal desafio é saber qual o melhor momento para se informatizar seu negócio.
Vale destacar que isso não é mais uma extravagância e, sim, uma exigência para quem quer sobreviver no mercado, já que o mesmo permite maior controle de operações e organização de suas tarefas.
Mas a pergunta que não quer calar é: Qual é o momento certo e o que é preciso para que possa começar o processo de informatização de seu negócio?
É extremamente normal que pequenas e médias empresas, no início de suas atividades, utilizem sistemas mais simples como; planilhas eletrônicas, a fim de controlar suas tarefas.
Contudo, no momento em que os negócios começam a expandir, é necessário buscar ferramentas que melhorem a gestão, tornando mais acessível e seguro o processo de controle e consulta das informações referentes a atividades do seu negócio.
O que se faz necessário para informatizar seu negócio?
O primeiro passo é a utilização de um sistema que lhe ofereça otimização da sua gestão, aliado ao controle das suas tarefas e informações.
A centralização de suas informações em um só lugar, permitem que você veja a situação da sua empresa de um panorama completo, e que por fim poderá ser utilizado para tomar as principais decisões do seu negócio como; de quando comprar, quanto e em que quantidade.
Para isso o mais indicado é a utilização de um sistema ERP (Enterprise Resource Planning) que é um sistema responsável por cuidar de todas as operações diárias de uma empresa.
Quando suas operações acontecem em um mesmo software, diminui-se a margem de erro e retrabalho da empresa.
Portanto sua empresa via se tornar mais organizada, e o gestor terá mais controle sobre tudo o que acontece nela.
Do que mais preciso?
É necessário estar ciente de que, além de uma boa solução para melhorar sua gestão, será preciso investir em computadores, servidores e impressoras de qualidade, pois as mesmas são essenciais dentro do processo de informatização de uma empresa.
Depois de decidir por informatizar sua empresa, e por conseguinte seus processos internos.
Deverão portanto ser analisadas as alternativas mais interessantes do mercado e que se adequam ao tamanho do seu negócio e tipos de atividade que sua empresa desempenha.
Tenha em mente quanto do seu orçamento será usado para investir na sua informatização, não só no software escolhido, mas também nos aparelhos eletrônicos ( Computadores, impressoras e afins).
Por qual setor começar?
A melhor opção é que sejam informatizados todos os setores da sua empresa.
Mas busque começar pelos setores que possuem maior número de transações diárias e que possuem um grande impacto no seu negócio assim.
O departamento contábil e o seu estoque, a princípio, deverão ser sua prioridade durante o processo de informatização.
É de extrema importância que se conheça e invista em soluções dinâmicas que possam vincular diferentes áreas da sua empresa, desta forma você irá facilitar a manutenção dos processos de forma eficaz e acessível.
Quais ferramentas um software pode oferecer para otimizar as tarefas da sua empresa?
Existem algumas ferramentas que podem ser encontradas em um software e que são extremamente úteis no seu dia a dia, principalmente nas tarefas administrativas.
Ao implantar um software você poderá utilizá-lo para:
- Controle de estoque;
- Emissão de documentos fiscais (ECF, TEF Discado ou Dedicado, Sintegra, nFP, PAF-ECF, NFS-e, NFC-e, Balança, Leitor de Cheques, etc);
- Controle financeiro completo (fluxo de caixa incluindo contas a pagar, contas a receber, caixa, bancos, controle de vários caixas, previsão financeira, etc);
- Gerenciamento e emissão de boletos;
- Controle de ponto dos funcionários;
- Controle de vales, salários e comissões de funcionários;
- Relatórios de todos os processos desenvolvidos no software.
A informatização e seu estoque
Nem todo o gestor entende a importância do controle de estoque; e a realidade é que caso você não tenha um controle muito rígido sobre o mesmo, você vai acabar perdendo dinheiro.
Quando você utiliza um software para gerir o estoque, tem controle sobre tudo o que está lá, a data de validade dos produtos e a quantia dos mesmos.
Desta forma você vai saber exatamente quando deve comprar um produto e qual a quantidade, evitando desperdício ou a falta dos mesmos.
Um estoque sem controle rígido acaba perdendo produtos pela falta de conhecimento da data de validade dos mesmos, ou a compra exacerbada dos mesmos, sem necessidade.
Seu fluxo de caixa depende e muito disso, ele sofre quando não se tem controle total do seu negócio.
A informatização e seu fluxo de caixa
Falando em fluxo de caixa o assunto fica ainda mais sério, já que apenas um sistema informatizado permite que você esteja realmente a par de suas contas.
Utilizando um software suas contas a pagar e a receber estarão registradas, juntamente com o salário dos seus colaboradores, e inclusive o seu.
Isso vai permitir que você tenha plena consciência de sua margem de lucro, diária, semanal e mensal.
Permitindo principalmente que você perceba se é possível investir na sua empresa, e com a ajuda de seus relatórios, saiba onde investir.
Investimento é essencial, seja na estrutura da sua empresa, ou em treinamentos ou contratação de funcionários, já que toda a empresa deseja conquistar e crescer cada vez mais no mercado. Melhoras na sua empresa são a chave para conquista de mais clientes.
Quais são as vantagens de informatizar sua empresa?
A primeira vantagem, sem dúvida alguma, é a otimização do tempo devido à sistematização das atividades e diminuição dos retrabalhos e erros (averiguação de notas de entrada/saída e recontagem de estoques) e a tomada de decisão mais confiáveis utilizando informações mais precisas que poderão ser consultadas a qualquer momento.
Outra vantagem incrível que advém da informatização o seu negócio é a possibilidade de planejar cuidadosamente as atividades e tarefas a serem desenvolvidas pela sua equipe.
Além de poder planejar e elaborar orçamentos tendo informações de custos e lucros com muito mais praticidade, controlando seu fluxo de caixa e seu estoque.
A informatização também irá permitir que você conheça melhor sua carteira de clientes e fornecedores controlando seu fluxo de caixa com uma maior precisão, para saber qual o momento de investir no crescimento da sua empresa, e em que setor.
O momento certo de informatizar seu negócio é quando uma simples planilha ou o controle pré estabelecido pelo gestor, já não suprem as necessidades do seu negócio na busca de continuar no mercado.
Este processo deverá ser focado nas áreas de maior importância e número de atividades.
As vantagens de informatizar seu negócio são diversas, e vão desde a melhoria da qualidade e do tempo em que as informações são inseridas no sistema, passando por relatórios diversos, e a integração das atividades do seu pessoal, tudo controlado pelo gestor, e muitas outras funções que só uma solução inteligente e inovadora pode lhe oferecer.
