Régua de cobrança: o que é e como ela ajuda a reduzir a inadimplência

Com certeza você já ouviu falar em régua de cobrança, certo? Mas você sabe do que se trata e como ela pode te ajudar a diminuir o número de devedores no seu negócio? 

Pois é justamente para que você saiba tudo isso que elaboramos este novo conteúdo. Confira, aprenda e reduza de uma vez por todas a inadimplência que tanto prejudica sua empresa.

Boa leitura e claro, bons negócios!

O que é uma régua de cobrança

Régua de cobrança é uma ferramenta que pode ser utilizada por empresas dos mais variados segmentos para o envio de lembretes e notificações automáticas aos clientes sobre dívidas em aberto. 

Com esse recurso, é possível criar uma sequência de notificações e ações que ajudam as empresas a cobrar seus clientes de forma padronizada. Ela funciona como uma linha do tempo, que define o que deve ser feito em cada um dos estágios do processo de cobrança.

Porém, é preciso ter cuidado. As mensagens devem ser diretas, claras e, principalmente, não invasivas. Do contrário, os clientes ficam insatisfeitos e podem até mesmo denunciar sua empresa nos órgãos de proteção e defesa do consumidor.

Para que serve uma a régua de cobrança 

De acordo com um levantamento da Serasa Experian, 1,6 milhão de brasileiros ficaram inadimplentes somente nos primeiros meses de 2021. E no total, são 63 milhões de pessoas com contas em atraso (o maior índice desde agosto de 2020), ou 39,5% da população adulta do país.

E justamente para tentar reverter esse quadro é que as empresas adotam a régua de cobrança. 

Ao adotar essa estratégia, é possível reduzir consideravelmente o número de inadimplentes. Afinal, existem muitos clientes que não pagam em dia porque simplesmente esquecem da obrigação e a régua de cobrança evita esse problema. 

Como a régua de cobrança ajuda a controlar a inadimplência 

O uso da régua de cobrança é essencial para não deixar as dívidas serem esquecidas. 

No mais, é importante destacar que o ato de cobrar nem sempre é bem recebido pelos clientes. Porém, com o uso da régua, sua empresa consegue deixar todo o processo mais profissional. 

Assim, o devedor entende que está se relacionando com uma empresa séria e irá considerar as formas de pagamentos apresentadas para quitar sua dívida. 

Quais os benefícios de utilizar uma régua de cobrança

Veja abaixo alguns dos benefícios para a sua empresa quando se utiliza a régua de cobrança:

Recebimento facilitado

Uma vez que as etapas da cobrança são seguidas corretamente e se consegue notificar o cliente nos momentos certos, as chances de receber tudo em dia são muito maiores.

Melhor organização das contas

Quando o processo de cobrança é eficiente, os pagamentos são feitos dentro do prazo, o que melhora o caixa da empresa.  

Redução da inadimplência

As notificações eliminam o risco de o cliente simplesmente se esquecer de pagar e, a partir das tentativas de contato e negociação, fica mais fácil receber os pagamentos atrasados.  

Profissionalização da cobrança

Quando os clientes recebem mensagens padronizadas e em uma sequência lógica, ele sente mais confiança na empresa e maiores são as chances de pagamento. 

Como criar uma régua de cobrança

Cada empresa pode elaborar sua régua de acordo com sua política de crédito, meios de pagamento aceitos e procedimentos de cobrança. 

Normalmente, essa ferramenta funciona bem em negócios recorrentes que trabalham com boleto e empresas que enviam faturas para o cliente de forma geral. 

Veja agora como criar uma régua de cobrança de acordo com o meio de pagamento escolhido.

Boleto bancário  

10 dias antes do vencimento: enviar o boleto por e-mail e SMS.

3 dias antes do vencimento: lembrar de que o vencimento está próximo por WhatsApp e SMS.

Véspera do vencimento: enviar lembrete de que o boleto vence amanhã por WhatsApp ou SMS.

Data do vencimento: enviar último lembrete para pagamento via SMS e WhatsApp ressaltando a importância de pagar em dia. 

1 dia após o vencimento: enviar e-mail confirmando o pagamento ou informando que o pagamento não foi identificado e fornecendo link para geração de 2ª via.

7 dias após o vencimento: enviar carta e notificação de cobrança via e-mail, SMS e WhatsApp.

15, 20, 25 e 30 dias após o vencimento: entrar em contato repetidas vezes via e-mail e telefone para tentar uma negociação antes da negativação do cliente.

30 dias após o vencimento: realizar comunicação por e-mail e carta oficial sobre medidas de negativação em órgãos de proteção ao crédito e protesto em cartório.

Cartão de crédito

Data do vencimento: enviar notificação ao cliente caso o pagamento não tenha sido autorizado pela operadora por razões como falta de limite, problemas de segurança ou cartão vencido.

1 dia após o vencimento: enviar e-mail comunicando que o pagamento não foi identificado, solicitando o cadastro de um novo cartão ou outra forma de pagamento.

7 dias após o vencimento: enviar carta e notificação de cobrança via e-mail, SMS e WhatsApp.

15, 20, 25 e 30 dias após o vencimento: entrar em contato via e-mail e telefone para tentar uma negociação.

30 dias após o vencimento: realizar comunicação por e-mail e carta oficial sobre medidas de negativação e protesto em cartório. 

Transferência ou depósito  

Data do vencimento: enviar notificação ao cliente caso o pagamento não tenha sido autorizado pelo banco por razões como falta de saldo ou problema de segurança.

1 dia após o vencimento: enviar e-mail comunicando que o pagamento não foi identificado e solicitando o cadastro de uma nova conta bancária ou outra forma de pagamento.

7 dias após o vencimento: enviar carta e notificação de cobrança via e-mail, SMS e WhatsApp.

15, 20, 25 e 30 após o vencimento: entrar em contato via e-mail e telefone para tentar uma negociação.

30 dias após o vencimento: realizar comunicação por e-mail e carta oficial sobre medidas de negativação e protesto em cartório.

Quais canais podem ser utilizados na aplicação da régua de cobrança

Veja os principais canais usados em uma régua de cobrança:

E-mail

É o meio de comunicação mais utilizado na régua de cobrança, especialmente porque pode ser automatizado com mais facilidade por softwares de gestão. A comunicação aqui pode ser mais completa, pois os e-mails não costumam ter limites de caracteres, como o SMS, por exemplo. 

Para garantir que seu e-mail seja aberto pelo cliente, escolha um título que chame atenção. 

Mensagem de texto / SMS

A mensagem por SMS precisa ser extremamente objetiva e curta. Pode ser usada em conjunto com o e-mail de cobrança.

Telefone

Deve ser utilizado como último recurso para chamar a atenção do cliente e trazê-lo de volta ao assunto. 

Correspondência física

Pode não ser o melhor método, mas deve ser usado para entrar em contato com o cliente e relembrá-lo da dívida que deve ser paga.

Junto à mensagem, inclua o boleto de pagamento para facilitar a quitação do débito.

WhatSapp

Tem sido cada vez mais usado e permite uma comunicação mais pessoal e uma negociação mais eficiente. 

Exemplo de régua de cobrança

Veja abaixo um exemplo de régua de cobrança levando em consideração o boleto bancário como meio de pagamento.

5 dias antes do vencimento – Lembrete: o seu boleto vence em 5 dias.

No dia do vencimento – Não esqueça: o seu boleto vence hoje!

6 dias depois do vencimento – O boleto está atrasado, clique abaixo e pague agora mesmo.

12 dias depois do vencimento – Alerta de suspensão do serviço: seu boleto venceu há 12 dias. Aguardamos a confirmação do pagamento em x dias, sob condição de cancelamento do serviço.

Gostou de saber mais sobre a régua de cobrança? Pretende começar a usá-la? Com certeza ela trará bons resultados para o seu negócio. Para ver outros conteúdos que ajudam na gestão da sua empresa, siga acompanhando as publicações aqui, no blog da Hábil!

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