Com certeza você já ouviu falar em régua de cobrança, certo? Mas você sabe do que se trata e como ela pode te ajudar a diminuir o número de devedores no seu negócio?
Pois é justamente para que você saiba tudo isso que elaboramos este novo conteúdo. Confira, aprenda e reduza de uma vez por todas a inadimplência que tanto prejudica sua empresa.
Boa leitura e claro, bons negócios!
O que é régua de cobrança?
Régua de cobrança é uma ferramenta que pode ser utilizada por empresas dos mais variados segmentos para o envio de lembretes e notificações automáticas aos clientes sobre dívidas em aberto.
Com esse recurso, é possível criar uma sequência de notificações e ações que ajudam as empresas a cobrar seus clientes de forma padronizada. Ela funciona como uma linha do tempo, que define o que deve ser feito em cada um dos estágios do processo de cobrança.
Porém, é preciso ter cuidado. As mensagens devem ser diretas, claras e, principalmente, não invasivas. Do contrário, os clientes ficam insatisfeitos e podem até mesmo denunciar sua empresa nos órgãos de proteção e defesa do consumidor.
Para que serve uma a régua de cobrança
De acordo com um levantamento da Serasa Experian, 1,6 milhão de brasileiros ficaram inadimplentes somente nos primeiros meses de 2021. E no total, são 63 milhões de pessoas com contas em atraso (o maior índice desde agosto de 2020), ou 39,5% da população adulta do país.
E justamente para tentar reverter esse quadro é que as empresas adotam a régua de cobrança.
Ao adotar essa estratégia, é possível reduzir consideravelmente o número de inadimplentes. Afinal, existem muitos clientes que não pagam em dia porque simplesmente esquecem da obrigação e a régua de cobrança evita esse problema.
Como a régua de cobrança ajuda a controlar a inadimplência
O uso da régua de cobrança é essencial para não deixar as dívidas serem esquecidas.
No mais, é importante destacar que o ato de cobrar nem sempre é bem recebido pelos clientes. Porém, com o uso da régua, sua empresa consegue deixar todo o processo mais profissional.
Assim, o devedor entende que está se relacionando com uma empresa séria e irá considerar as formas de pagamentos apresentadas para quitar sua dívida.
Além disso, a régua de cobrança também traz diversos benefícios para sua empresa. Veja alguns que separamos abaixo!
– Prevenção de esquecimentos
Quando pessoas lidam com os processos operacionais, é comum que aconteçam erros ou esquecimentos, principalmente em departamento de cobranças.
Em alguns casos, os erros podem causar desconfortos e até mesmo problemas judiciais, como fazer a cobrança de uma dívida que não existe.
E quase pior do que isso é se deparar com débitos que não foram cobrados a tempo.
Mas para driblar essas situações, você pode contar com um sistema de cobrança automatizado que se responsabiliza por otimizar esse processo e aumentar a credibilidade da sua empresa diante dos clientes.
Automação de processos financeiros
Já que citamos a automação de processos, explicamos aqui porque essa tática é tão benéfica quando falamos de régua de cobrança.
Em primeiro lugar, um sistema que automatize essa função é uma mão na roda gigantesca para ajudar a manter as contas em dia e conseguir controlar pagamentos, recebimentos e transações.
Sem um sistema automatizado para fazer isso, todo esse controle é feito a mão e com a necessidade de vários papéis e arquivos para realizar anotações, algo que torna a probabilidade de erros ser mais alta.
Deste modo, contar com um sistema que processe os seus dados e consiga gerar informações úteis aos gestores é algo muito benéfico.
– Deixa a cobrança mais profissional
Quando os clientes recebem mensagens padronizadas e em uma sequência lógica, ele sente mais confiança na empresa e maiores são as chances de pagamento.
– Facilita o recebimento
Uma vez que as etapas da cobrança são seguidas corretamente e se consegue notificar o cliente nos momentos certos, as chances de receber tudo em dia são muito maiores.
Contato próximo com o cliente
Quando você entra em contato com o cliente para lembrá-lo de que existem contas em aberto, inicia-se um canal de comunicação entre a sua empresa e ele.
Assim, o cliente irá entender que você se importa com ele e sentirá que existe uma relação de amigos entre vocês, na qual você está avisando sobre algo que ele precisa fazer e que caso esqueça, pode trazer consequências, como deixar o seu nome sujo.
Melhor organização das contas
Quando o processo de cobrança é eficiente, os pagamentos são feitos dentro do prazo, o que melhora o caixa da empresa.
Redução da inadimplência
As notificações eliminam o risco de o cliente simplesmente se esquecer de pagar e, a partir das tentativas de contato e negociação, fica mais fácil receber os pagamentos atrasados.
Como montar uma régua de cobrança?
Cada empresa pode elaborar sua régua de acordo com sua política de crédito, meios de pagamento aceitos e procedimentos de cobrança.
Normalmente, essa ferramenta funciona bem em negócios recorrentes que trabalham com boleto e empresas que enviam faturas para o cliente de forma geral.
Veja agora como criar uma régua de cobrança de acordo com o meio de pagamento escolhido.
– Para boletos bancários
10 dias antes do vencimento: enviar o boleto por e-mail e SMS.
3 dias antes do vencimento: lembrar de que o vencimento está próximo por WhatsApp e SMS.
Véspera do vencimento: enviar lembrete de que o boleto vence amanhã por WhatsApp ou SMS.
Data do vencimento: enviar último lembrete para pagamento via SMS e WhatsApp ressaltando a importância de pagar em dia.
1 dia após o vencimento: enviar e-mail confirmando o pagamento ou informando que o pagamento não foi identificado e fornecendo link para geração de 2ª via.
7 dias após o vencimento: enviar carta e notificação de cobrança via e-mail, SMS e WhatsApp.
15, 20, 25 e 30 dias após o vencimento: entrar em contato repetidas vezes via e-mail e telefone para tentar uma negociação antes da negativação do cliente.
30 dias após o vencimento: realizar comunicação por e-mail e carta oficial sobre medidas de negativação em órgãos de proteção ao crédito e protesto em cartório.
– Para cartão de crédito
Data do vencimento: enviar notificação ao cliente caso o pagamento não tenha sido autorizado pela operadora por razões como falta de limite, problemas de segurança ou cartão vencido.
1 dia após o vencimento: enviar e-mail comunicando que o pagamento não foi identificado, solicitando o cadastro de um novo cartão ou outra forma de pagamento.
7 dias após o vencimento: enviar carta e notificação de cobrança via e-mail, SMS e WhatsApp.
15, 20, 25 e 30 dias após o vencimento: entrar em contato via e-mail e telefone para tentar uma negociação.
30 dias após o vencimento: realizar comunicação por e-mail e carta oficial sobre medidas de negativação e protesto em cartório.
– Para depósito ou transferência
Data do vencimento: enviar notificação ao cliente caso o pagamento não tenha sido autorizado pelo banco por razões como falta de saldo ou problema de segurança.
1 dia após o vencimento: enviar e-mail comunicando que o pagamento não foi identificado e solicitando o cadastro de uma nova conta bancária ou outra forma de pagamento.
7 dias após o vencimento: enviar carta e notificação de cobrança via e-mail, SMS e WhatsApp.
15, 20, 25 e 30 após o vencimento: entrar em contato via e-mail e telefone para tentar uma negociação.
30 dias após o vencimento: realizar comunicação por e-mail e carta oficial sobre medidas de negativação e protesto em cartório.
Ferramentas para criação de uma régua de cobrança
Como você viu até agora, a inadimplência é uma dor de cabeça para as empresas, por isso é fundamental que você conte com ferramentas para conseguir fazer cobranças e recuperar o crédito do seu negócio.
E essas ferramentas precisam estar alinhadas a estratégias inteligentes que contemplem todos os recursos, desde e-mails, SMS, WhatsApp, ligações telefônicas e afins.
A principal missão das ferramentas é elaborar um sistema de lembretes que se responsabilize por avisar aos devedores sobre a aproximação do vencimento de suas faturas.
Deste modo, você consegue alertar os seus clientes e diminuir a inadimplência e todas as consequências negativas que vem com ela.
Como aplicar a régua de cobrança na sua empresa?
Para aplicar a regra de cobrança na sua empresa você deve adotar as ferramentas que citamos acima e, junto com essa estratégia é preciso fazer um estudo dos melhores canais de comunicação e meios de pagamento.
Os canais de comunicação são os mais variados possíveis, como: e-mail, SMS, ligações telefônicas e até mesmo WhatsApp.
Quanto aos meios de pagamentos, você precisa estabelecer um procedimento específico para cada um deles, ou seja, um procedimento para boletos, cartões de crédito e depósitos ou transferências, conforme explicamos acima, no item de como montar uma régua de cobrança.
Quais canais podem ser utilizados na aplicação da régua de cobrança
Veja os principais canais usados em uma régua de cobrança:
É o meio de comunicação mais utilizado na régua de cobrança, especialmente porque pode ser automatizado com mais facilidade por softwares de gestão. A comunicação aqui pode ser mais completa, pois os e-mails não costumam ter limites de caracteres, como o SMS, por exemplo.
Para garantir que seu e-mail seja aberto pelo cliente, escolha um título que chame atenção.
– Mensagem de texto / SMS
A mensagem por SMS precisa ser extremamente objetiva e curta. Pode ser usada em conjunto com o e-mail de cobrança.
– Telefone
Deve ser utilizado como último recurso para chamar a atenção do cliente e trazê-lo de volta ao assunto.
– Correspondência física
Pode não ser o melhor método, mas deve ser usado para entrar em contato com o cliente e relembrá-lo da dívida que deve ser paga.
Junto à mensagem, inclua o boleto de pagamento para facilitar a quitação do débito.
Tem sido cada vez mais usado e permite uma comunicação mais pessoal e uma negociação mais eficiente.
Exemplo de régua de cobrança
Veja abaixo um exemplo de régua de cobrança levando em consideração o boleto bancário como meio de pagamento.
5 dias antes do vencimento – Lembrete: o seu boleto vence em 5 dias.
No dia do vencimento – Não esqueça: o seu boleto vence hoje!
6 dias depois do vencimento – O boleto está atrasado, clique abaixo e pague agora mesmo.
12 dias depois do vencimento – Alerta de suspensão do serviço: seu boleto venceu há 12 dias. Aguardamos a confirmação do pagamento em x dias, sob condição de cancelamento do serviço.
Para evitar inadimplências em seu negócio, conte com o sistema de gestão da Hábil.
Conclusão
Gostou de saber mais sobre a régua de cobrança? Pretende começar a usá-la? Com certeza ela trará bons resultados para o seu negócio. Para ver outros conteúdos que ajudam na gestão da sua empresa, siga acompanhando as publicações aqui, no blog da Hábil!
Quanto aos meios de pagamentos, você precisa estabelecer um procedimento específico para cada um deles, ou seja, um procedimento para a gestão de boletos.
