Uma empresa lida com uma série de tarefas diariamente. Por essa razão, surge a necessidade de documentar, controlar e organizar seus processos através da ordem de serviço.
A ordem de serviço tem este papel. Ela é o documento que formaliza o trabalho que será prestado para a um cliente específico.
Dessa forma, quando surge uma demanda por parte do cliente, uma ordem de serviço é emitida para que seja efetuado o trabalho.
As indicações descritas na ordem de serviço identificam o que deve ser feito, quando e onde.
Em uma ordem de serviço deve conter a data e o local em que o contato fora realizado e ainda os dados acerca do cliente, a fim de identificá-lo.
Quer garantir que a emissão de suas ordens de serviço sejam feitas com eficácia? Então confira as seguintes dicas!
Benefícios do uso de uma ordem de serviço
Organização
Um dos principais benefícios proporcionados pelo uso da ordem de serviço é a organização.
Isso porque sem essa ferramenta o gestor não tem controle completo dos serviços.
É necessário que exista um controle da produtividade do seu empreendimento para que seja possível otimizar processos.
Quando você sabe o que é ordem de serviço e coloca o uso desse documento em prática, seus processos internos são gerenciados de maneira mais efetiva.
O resultado disso se reflete em melhores resultados para o próprio cliente e por fim para a própria empresa.
Agilidade e otimização de processos
A ordem de serviço agiliza e otimiza os processos internos da empresa.
Ao fazer uso da ordem de serviço, a sua empresa terá muito mais organização dos dados de todos os seus clientes.
Isso significa que os colaboradores, quando precisarem, terão acesso a esses dados de maneira simples e em um mesmo lugar: na ordem de serviço emitida.
Essa ação entrega diversos benefícios, principalmente no que diz respeito ao tempo, já que ele é poupado ao longo da execução de serviço.
Isso porque a ordem de serviço é não somente fácil de ser localizada, como também repleta de informações relevantes para a gestão de processos no controle de serviços.
Benefícios para o setor financeiro
A emissão de ordens de serviço é extremamente benéfica para o financeiro do seu empreendimento.
Ela é capaz de promover o planejamento financeiro eficaz da sua empresa.
Informação é essencial para a tomada de decisão dos investimentos necessários em uma empresa.
A relação entre financeiro e OS pode parecer tênue, mas não é.
Assim como a gestão de clientes se torna facilitada através desta ferramenta, o controle financeiro também será.
Alguns elementos devem constar em uma ordem de serviço para que ela seja completa e realmente útil.
Destacamos a data prevista para finalização do serviço, assim como seu status (em andamento, atrasado ou finalizado).
O controle de pagamento ficará fácil de conferir. Garantindo controle dos recebimentos e organização financeira.
O controle dos clientes inadimplentes é facilitado, assim como o controle e planejamento financeiro da empresa em sua totalidade.
Maior segurança
É inegável que a ordem de serviço proporciona maior controle dos dados financeiros, e das informações do cliente. Isso significa mais segurança.
Ela é uma ferramenta de controle interno e de armazenamento de informações extremamente relevantes para uma gestão de sucesso.
Um sistema que inclua a ordem de serviço de maneira automática no atendimento ao cliente se torna ideal, pois garante que todas as informações necessárias estejam presentes em sua OS.
Dessa forma, os dados não ficam em papéis sujeitos a perdas. Afinal a ordem de serviço é um documento bastante importante.
A implementação de um software especializado em atendimento é o ideal para qualquer empresa que lida com atendimento ao cliente, principalmente quando seus serviços são relativos a assistência técnica.
A ordem de serviço é um documento que serve para orientar de um serviço que deve ser prestado.
Ele é um importante suporte de dados, porém, também funciona como uma espécie de autorização para o início de um determinado serviço.
Quais informações deve conter uma Ordem de Serviço?
Uma ordem de serviço e as informações que a compõem dependem muito do tipo de serviço prestado pela empresa.
Contudo, de forma geral elas devem sempre trazer a data de processamento, juntamente das informações acima.
É importante que este documento tenha um número para que se consiga identificar e discernir os diferentes processos.
Cada tipo de serviço deve ser indicado através de um número, ou código. Além do mais, sua OS deve conter:
- A descrição do serviço a ser realizado;
- O valor a ser cobrado;
- Forma de pagamento.;
- Indicação dos produtos ou das tarefas que estão envolvidas na intervenção.
Personalize sua ordem de serviço de acordo com o tipo de trabalho ou serviço oferecido pela sua empresa.
Liste o que é necessário para que ela aconteça de forma eficaz e inclua essas informações na OS.
Conte com um software que otimize sua gestão! Descubra as funcionalidades do Hábil Empresarial.
