Uma empresa lida com uma série de tarefas diariamente. Por essa razão, surge a necessidade de documentar, controlar e organizar seus processos através da ordem de serviço.
E se você quer garantir mais eficiência e agilidade na sua empresa, confira neste conteúdo especial nossas dicas de como fazer uma ordem de serviço assertiva. Boa leitura e bons negócios!
O que é uma ordem de serviço
Uma empresa lida com uma série de tarefas diariamente e há a necessidade de documentar todas elas, pois só assim é possível controlar e organizar seus processos. Pois bem, para isso é que existe a ordem de serviço.
Ela é um documento que formaliza o trabalho que será prestado para um cliente específico.
Dessa forma, quando surge uma demanda por parte do cliente, uma ordem de serviço é emitida para que seja efetuado o trabalho.
É através das indicações nelas descritas que os colaboradores identificam o que deve ser feito, quando e onde.
As informações que devem constar numa ordem de serviço
As informações que devem constar numa ordem de serviço dependem muito do tipo de serviço que será prestado pela empresa.
No entanto, de forma geral elas devem sempre trazer a data de processamento, juntamente com as seguintes informações:
- A descrição do serviço a ser realizado;
- O valor a ser cobrado;
- Forma de pagamento.;
- Indicação dos produtos ou das tarefas que estão envolvidas na intervenção.
No mais é importante personalizar sua ordem de serviço de acordo com o tipo de trabalho ou serviço oferecido pela sua empresa e claro, listar tudo que for necessário para que o serviço aconteça de forma eficaz.
Investimento em dispositivos móveis e uso inteligente
Cada vez mais as empresas estão abandonando o papel em diversos processos e assim, a ordem de serviço digital em dispositivos móveis vem se tornando uma tendência.
O investimento em dispositivos móveis traz o aumento da produtividade e assertividade, já que por meio dos aplicativos as ordens de serviço podem ser feitas na hora e no lugar onde o problema ocorre.
É possível que, por meio de tablets ou smartphones e aplicativos de interface simples e intuitiva, você possa disponibilizar a abertura de ordens de serviço para todos os funcionários da empresa.
Uso de recursos audiovisuais
A qualidade e a agilidade dos serviços aumenta significativamente quando se utiliza recursos visuais. Com eles, o responsável pelo serviço não precisa ir pessoalmente analisar a solicitação e entender o problema. Quando é feita a abertura da ordem de serviço, é possível tirar uma foto ou fazer um vídeo mostrando a imagem da peça ou do equipamento com problemas, facilitando assim, a identificação de peças ou ferramentas necessárias para o atendimento do chamado.
E claro, quanto maior o número de informações e mais precisas elas forem, mais fácil direcionar a atividade de quem fará o serviço. Uma ordem de serviço completa e direcionada para a pessoa certa, é garantia de um resultado positivo.
Questionário de identificação de problemas
O uso de questionários de identificação de problemas é outra estratégia simples, mas que traz ótimos resultados, uma vez que aceleram o atendimento.
Por meio desses questionários, pode acontecer do próprio solicitante conseguir identificar o problema e até solucioná-lo sozinho. Mas claro que isso só ocorre quando se pode contar com perguntas bem direcionadas e assim, a solicitação de serviço mostrará mais claramente quais os possíveis problemas que originam a situação reportada na ordem de serviço.
Pronto, agora que você já sabe como fazer uma ordem de serviço assertiva, conheça todas as funcionalidade do nosso software de gestão Hábil10. Experimente por 5 dias gratuitamente e veja como melhorar a rotina de trabalho na sua empresa.
