Por meio da automação de processos, empresas conseguem melhorar as suas atividades do dia a dia em diversos setores da organização.
Mas para que isso aconteça na prática é preciso integrar essa tecnologia ao sistema de dados do negócio e filtrar quais atividades realmente podem ser automatizadas para melhorar os resultados internos.
E para te ajudar com tudo isso, preparamos esse artigo completo explicando o que é essa automação e trazendo alguns exemplos de como aplicá-la em sua empresa.
Vem com a gente!
O que é a automação de um processo?
A automação de um processo é usar a tecnologia de sistemas para tornar automática algumas tarefas que são feitas manualmente pelos colaboradores.
Essa simples implementação tem a capacidade de melhorar a produtividade, gerar valor e eficiência a um setor de uma empresa e, consequentemente, de toda organização.
Qual a importância da automação de processos para empresa?
A automação de processos é importante para empresas porque ajuda elas a se desenvolverem por meio da inovação tecnológica.
E na prática isso ocorre porque a automação é capaz de diminuir os erros na operação, reduzir custos e otimizar atividades feitas manualmente pelos colaboradores.
Dessa forma os profissionais conseguem usar o tempo deles e o dinheiro da empresa que foi economizado com essa implementação para criar estratégias mais consolidadas de expansão do negócio.
Abaixo, separamos e detalhamos outros pontos que mostram a importância da automação de processos para empresas. Confira!
Otimização de tempo
Como você viu até agora, a automação de processos se dedica a tornar automáticas algumas tarefas manuais que são feitas pelos colaboradores.
Isso diminui consideravelmente o tempo que é gasto em algumas atividades, substituindo a sua execução pelo sistema e dando espaço para que os colaboradores desempenhem outras funções que sejam menos automáticas.
Por exemplo, com a automação de processos você não precisa mais pedir a um colaborador que gere um relatório, pois usando sistemas de gestão empresarial como o Hábil 10, você tem uma ferramenta que automaticamente conecta todas as informações disponibilizadas no sistema e monta o relatório para você.
Aumento de produtividade
O aumento da produtividade também está atrelado com as tarefas manuais que passam a ser automatizadas.
Isso porque a partir dessa mudança os colaboradores têm mais tempo para se dedicarem a outras atividades do negócio e serem direcionadas para atividades mais estratégicas.
Padronizar tarefas
A padronização de tarefas por meio da automação de processos acontece porque a tecnologia não deixa passar falhas e incoerências nas atividades, colaborando para manter um padrão exclusivo e permitindo que informações sejam compreendidas com mais clareza.
Maior assertividade
A assertividade é outro ponto que torna a automação de processos importante graças a redução de erros humanos e a garantia de que as tarefas serão executadas com consistência.
Alguns exemplos de atividades que se tornam mais assertivas por meio desta automação são determinados cálculos complexos e a digitação de dados.
Ganho de escala
Em linhas gerais, o ganho de escala é a redução do custo médio por unidade produzida à medida que a produção total de uma empresa aumenta.
O ganho de escala também pode resultar em maior eficiência operacional, afinal, quando falamos de automação de processos, as organizações podem usar tecnologias e métodos mais avançados para produzir mais rapidamente e com menos desperdício.
Além do mais, as companhias podem se beneficiar de economias de escopo para expandir os seus negócios e aumentar a eficiência operacional.
Aumento do valuation da empresa
O aumento do valuation da empresa por meio da automação pode ser visto na melhoria da qualidade de produção de produtos ou serviços, uma vez que erros ou retrabalhos são reduzidos.
Isso consequentemente leva a uma maior satisfação do cliente e a uma melhor reputação da marca, além da conquista da lealdade dos consumidores.
No mais, a automação de processos pode colaborar para que empresas coletem e analisem dados com mais rapidez e eficiência, refletindo também no aumento do valuation, pois isso tudo ajuda na hora de tomar decisões importantes e ter insights preciosos sobre o desempenho da organização.
Exemplos de automação de processos empresariais
Na sequência, apresentamos vários exemplos de automação de processos empresariais, como automação em vendas, em TI, logística, marketing, administrativo e contábil.
Confira!
Automação em vendas
A automação em vendas é feita com uso de ferramentas que dispensam totalmente ou parcialmente o contato dos seus colaboradores com clientes ou potenciais clientes.
Por exemplo, você pode contar com softwares que possibilitam a gestão de leads de maneira automatizada e colaboram na identificação de clientes potenciais, ajudando a tornar mais ágil o processo de vendas.
Há também a possibilidade de usar chatbots para responder perguntas de potenciais clientes no site da sua marca de maneira rápida e eficiente, acelerando o processo de vendas e descartando dúvidas frequentes.
No mais, outra forma de automação em vendas é a utilização de softwares de CRM (Customer Relationship Management) que possibilitam a gestão de todas as interações com os clientes do seu negócio, desde contatos até o histórico de vendas.
Automação em TI
A automação em TI pode ser aplicada em várias atividades desse setor, como no monitoramento automático da infraestrutura tecnológica da sua empresa, incluindo servidores, redes e sistemas de armazenamento.
Nesse sentido, a automação ajuda a detectar de maneira rápida problemas na infraestrutura e solucioná-los antes que eles interrompam os serviços.
A automação em TI também pode ser usada para atualizar automaticamente o software de todos os dispositivos da rede, sejam computadores ou dispositivos móveis.
Dessa forma, o setor de TI garante que todos os aparelhos estejam em atividade com as versões mais recentes do software, garantindo mais segurança e funcionalidade a todos.
E quando falamos da automação em TI, não podemos deixar de citar o gerenciamento de backup e recuperação que podem ser feitos automaticamente sempre que necessário.
Automação logística
Na logística a automação pode ajudar a gerenciar automaticamente o estoque de mercadorias na sua empresa.
Isso envolve:
- o monitoramento de níveis de estoque;
- a geração de ordem de compra;
- a realização de inventários;
- a gestão de fornecedores.
Assim fica mais fácil reduzir o tempo de espera e os custos de estoque, além de melhorar a precisão dos inventários.
Mais uma forma de implementar automação na logística é com o rastreamento de mercadorias automáticas, um serviço que é feito por meio de sensores e tecnologias de rastreamento que permitem ver o movimento das mercadorias em tempo real.
Automação administrativa e contábil
Os setores administrativos e contábeis e beneficiam da automação com o processo automático de:
- contas a pagar e receber;
- geração de boletos;
- controle de recebimentos e pagamentos;
- gestão de fluxo de caixa;
- conciliações bancárias.
Mas não para por aí!
A automação pode ser usada para fazer a emissão automática de notas fiscais, incluindo as suas gerações, validação e transmissão das informações fiscais para os órgãos governamentais.
Automação em marketing
Quando falamos em automação em marketing, uma das mais conhecidas é automação de e-mails, em que essa tecnologia permite que e-mails personalizados sejam enviados para leads ou clientes em diferentes estágios do funil de vendas, fazendo com que esse processo seja mais escalável e eficiente.
Além dessa atividade, o setor de marketing também pode se beneficiar da automação a usando para programar automaticamente publicações em diferentes redes sociais.
Com essas práticas, os colaboradores conseguem economizar mais tempo em atividades manuais e se concentrar em outras atividades mais estratégicas.
Quais são os processos de automação? Saiba como fazer na sua empresa
Gostou de conhecer alguns exemplos práticos de como a automação de processos pode funcionar na sua empresa?
Então, agora está na hora de saber como implementá-la no seu negócio!
Etapa 1: mapear o processo atual
O primeiro passo da implementação da automação de processos é identificar o que pode ser automatizado dentro da sua empresa.
Para isso, é preciso que você mapeie os processos atuais e identifique quais consomem mais tempo e recursos e podem ser automatizados.
Nesse mapeamento, o ideal é que você selecione aqueles processos que têm regras claras e padrões repetitivos.
Etapa 2: Desenhar as possibilidades de automação
Desenhar as possibilidades de automação trata-se de planejar os recursos necessários e montar um cronograma de implementação com cada uma das etapas, principalmente o teste e validação.
Para isso é fundamental que você avalie ferramentas de automação de processos que estão disponíveis hoje no mercado e verifique qual delas atende melhor às necessidades da sua empresa.
Etapa 3: Contratar um software de automação para processos definidos
Assim que você conseguir escolher a ferramenta que mais se adequa às necessidades da sua empresa, é hora de fechar contrato com esse software!
Etapa 4: Treinar a equipe para o novo processo
Negócio fechado, chegou o momento de treinar a sua equipe para esse novo processo, pois com a capacitação de todos você garante que a implementação será bem sucedida.
Etapa 5: Faça monitoramento e ajustes
O trabalho não para quando o sistema é implementado dentro da sua empresa e o seu time é treinado.
Depois disso tudo, é preciso que você acompanhe os resultados da automação e faça ajustes necessários para que ela funcione da melhor maneira.
Para isso você pode contar com métricas e dados que o seu software disponibiliza para identificar melhorias que podem ser feitas e implementar novas estratégias.
Conheça a solução de automação do sistema de gestão da Hábil
O sistema de gestão empresarial Hábil 10 permite que você facilite o gerenciamento de suas vendas, faça controle das finanças do seu negócio, emita notas fiscais e muito mais!
Esse sistema completo está há mais de 23 anos no mercado brasileiro, possibilitando que empresas ganhem tempo para focar no que realmente importa.
O Hábil 10 é o sistema de gestão empresarial que facilita o controle da sua empresa.
Com ele, você tem agilidade e segurança para gerenciar suas vendas, fazer controle financeiro, emitir notas fiscais e muito mais.
Estamos há 23 anos no mercado brasileiro, com a aprovação de 2.000+ empresas desde o início!
Ficou interessado no que o Hábil 10 pode fazer pelo seu negócio?
Entre em contato agora com um dos nossos especialistas e descubra como podemos ajudar você.
Conclusão
Concluindo, a automação de processos pode trazer muitos benefícios a diversos setores da sua empresa, desde a logística e marketing, até TI e contábil.
E para que a sua implementação seja bem-sucedida, apresentamos aqui um passo a passo do planejamento que você pode seguir para ter mais eficácia nos processos do seu negócio.
No mais, lembre-se que para eliminar trabalhos manuais com o melhor software do mercado, você pode experimentar todos os recursos do Hábil 10!