Quando se fala em crescimento de uma empresa, a primeira coisa que vem à cabeça de qualquer empreendedor é a palavra produtividade. Ela é extremamente necessária para que as empresas possam cumprir todas as tarefas do dia a dia e também para melhorar seus resultados e alcançar suas metas.
Por isso, aumentar a produtividade e controlá-la é tão importante.
Complicado? Que nada! Basta acompanhar este nosso novo conteúdo e aprender mais sobre o assunto.
Boa Leitura!
O que é produtividade
Produtividade é a relação da capacidade de produção com o tempo.
E, para as empresas, ela é um aspecto extremamente relevante, já que tem grande influência sobre o lucro do negócio. Afinal, quanto mais se produz, em teoria, maior a receita.
Mas atenção, como Peter Druker já dizia “a produtividade não é responsabilidade do colaborador, mas sim do gestor”. Ou seja, é missão do gestor organizar as atividades e manter tudo em pleno funcionamento. É ele quem direciona as ações e encontra a melhor forma de desenvolver cada uma delas.
Por que é importante controlar a produtividade em uma empresa
Controlar a produtividade é importante para fazer o trabalho render mais e para que o tempo de realização de atividades seja o suficiente.
Fazer o tempo valer a pena em cada atividade desenvolvida requer planejamento para otimizar cada ação. Afinal, tempo é dinheiro e, dessa forma, trabalhar mais em menos tempo significa ganhar mais.
E para utilizar bem o tempo dentro das empresas, é necessário encontrar a melhor forma de desenvolver cada uma das suas atividades. Isso porque ser produtivo não é vantajoso quando não estamos fazendo nosso trabalho de forma correta. Ou seja, é necessário pensar em como aliar agilidade e qualidade.
Mas como fazer isso? Pois bem, a melhor maneira de fazer isso é planejando cada atividade e conferindo se a equipe está preparada para ela. Afinal, corrigir falhas ou refazer tarefas é prejuízo na rotina.
Como os baixos níveis de produtividade afetam um negócio
Em um mercado altamente competitivo, ter todos os processos bem alinhados e uma equipe focada em fazer mais com menos pode trazer muitos benefícios para o seu negócio.
Quando isso não acontece, sua empresa pode acabar perdendo clientes, já que não irá conseguir entregar o que se propôs. Ou seja, uma equipe de trabalho com baixos níveis de produtividade faz com que a empresa perca oportunidades de fazer mais e melhores negociações.
Afinal, pontualidade nas entregas, padrão de qualidade e inovações são aspectos esperados pelos consumidores e são reflexo da alta produtividade do time de colaboradores.
Como medir a produtividade dos seus colaboradores
Para medir a produtividade dos seus colaboradores, siga os passos abaixo:
Estabeleça metas e objetivos
Para saber o quão produtiva está a sua equipe de trabalho, estabeleça metas e objetivos.
Uma forma de fazer isso é pelo montante auferido, ou seja, monetário.
Outra forma de medir a produtividade é pela quantidade, ou seja, o número de serviços produzidos, de chamadas atendidas, de serviços contratados entre tantos outros pontos que possam ajudar na medição.
Defina um período para ser avaliado
Escolha o período de tempo que será preciso para fazer o cálculo. Pode ser uma hora, um dia, uma semana, um trimestre, um ano e assim por diante.
Mas lembre-se que, quanto menor for o intervalo entre as medições, mais fácil fica para fazer o cálculo.
Meça o resultado do trabalho
Para medir o resultado obtido no empenho do trabalho, você pode criar uma planilha com os nomes dos funcionários e os resultados obtidos por cada um deles ao realizar suas atividades.
Calcule o tempo de trabalho
Calcular o tempo de trabalho efetivamente utilizado em uma tarefa específica determina o seu período produtivo.
Por exemplo: durante um dia foram gastas 6 horas (de um trabalhador) ou 80 horas (de uma equipe) para produzir determinado número de produtos ou serviços.
Calcule a produtividade do trabalho
Por fim, para calcular a produtividade do trabalho, basta pegar os resultados obtidos durante o período de tempo escolhido e dividi-los pelo número de horas que foram investidos para fazê-lo.
Faça acompanhamento periódico
Repita essas ações com certa frequência para que, havendo qualquer mudança no nível de produtividade do time, seja possível traçar novas estratégias em tempo oportuno para que não haja comprometimento dos negócios ou prejuízos.
Como melhorar a produtividade de uma empresa: 6 dicas
1. Planeje-se
O planejamento é sempre o ponto de partida de tudo, além de ser também, o momento ideal de se definir onde a empresa realmente quer chegar, quais as metas e quais são os objetivos de cada ação.
Através disso, serão estudados os melhores caminhos e ações, incluindo também treinamentos de equipe, e por fim será decidido quais ações e como elas serão executadas a fim de guiar a empresa onde ela realmente quer chegar.
As decisões tomadas deverão estar sempre moldadas de acordo com as demais mudanças da empresa e, principalmente, mantendo o foco sempre no objetivo final.
2. Identifique falhas nos processos da empresa
Um gestor deve saber identificar as falhas no processo produtivo e, a partir desse conhecimento, propor mudanças e melhorias nos processos da empresa.
Pequenas falhas no dia a dia podem facilmente ser identificadas e solucionadas com a contratação de um bom software de gestão que permite acompanhar a execução das rotinas da empresa e também, é claro, com um olhar mais atento e cuidadoso dos gestores.
3. Mantenha sua equipe motivada
Equipes motivadas trabalham muito melhor. E isso, sem dúvida, é a melhor maneira de iniciar o processo necessário para melhorar a produtividade de sua empresa.
Colaboradores que recebem recompensas quando desempenham melhor o seu papel do que normalmente o fazem, ou melhor do que o que é esperado, ficam engajados com o propósito da empresa e acabam se sentindo competentes e responsáveis. E isso acaba gerando uma ótima satisfação profissional e pessoal.
As recompensas podem ser coisas pequenas como abonos salariais, quadros de funcionários do mês, alguns brindes, e até mesmo um happy hour para parabenizar a equipe na frente de todos da empresa.
Conhecendo bem o pessoal da sua empresa você saberá qual a melhor opção para congratular os mesmos.
Isso pode virar um costume na sua empresa, o que vai acabar gerando um certo desejo no resto da equipe de alcançar o mesmo objetivo que os colegas, ou até mesmo setores.
No mais, se preocupe com o bem-estar dos colaboradores, pense em oferecer um ambiente de trabalho agradável, descanso para funcionários e uma alimentação saudável.
Tudo isso irá resultar na produtividade, e você perceberá logo os bons resultados. Afinal, quanto mais felizes, saudáveis e motivados seus colaboradores estiverem, mais eles irão produzir a longo, médio e curto prazo.
4. Tenha uma boa comunicação interna
Para alcançar uma melhor produtividade, é importante que sua empresa tenha uma boa comunicação interna. Dessa forma, você conseguirá produzir e emitir comunicados, memorandos e outros materiais que poderão servir de apoio para que os colaboradores cumpram suas atividades.
Com isso, todos ganham agilidade no dia a dia.
5. Centralize informações
Centralizar as informações em um só canal também é uma ótima forma de melhorar a produtividade na empresa.
Com essa atitude, nenhum colaborador perderá tempo tentando encontrar dados e informações necessárias para o seu trabalho.
Para isso, existem sistemas de gestão que são capazes de reunir todos os dados dos departamentos em um só lugar, tornando todos eles acessíveis aos interessados.
6. Use um sistema de gestão
O planejamento é essencial, porém não só nas tarefas, como também nos recursos da empresa.
Por isso, precisamos falar de sistemas de gestão. Com essa tecnologia é possível organizar todos os recursos da empresa e assim, facilitar muitos processos.
Quando se alinha tecnologia aos processos de uma empresa, você ganha mais tempo, garante que as tarefas tenham menor índice de falhas e otimiza-se as ações.
Com essa ferramenta o gestor não precisa perder tempo preenchendo planilhas ou procurando papéis, pois o sistema terá tudo armazenado num só lugar o que resulta em economia de tempo e, consequentemente, no aumento real de produtividade.
E quando o assunto é sistema de gestão, nada melhor do que contar com a ajuda do Hábil 10. Ele é capaz de reunir todas as informações sobre a empresa em um único lugar, otimizando inúmeros processos internos.
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