Pode não parecer, mas o controle de estoque é importante para toda a gestão da sua empresa.
Visto como “a parcela de produtos/capital que está parada”, muitas vezes a gestão desse setor não é levada a sério pelos gestores.
Até começarem a enfrentar problemas de perda de itens e de dinheiro, tudo decorrente desta falta de atenção com o setor.
Controlar a gestão do estoque é fundamental. Se um produto fica parado, o dinheiro não circula e você estará gastando com a armazenagem.
Se um produto falta, sua empresa também pode perder chances de vendas e novas oportunidades de negócio.
Por isso, controlar o estoque de maneira correta é tão importante: a saúde financeira do seu negócio depende dele.
Controle de estoque em dia pode evitar essa balança entre vendas e produtos parados fique sempre desequilibrada.
Vamos aprender mais sobre? Continue conosco.
Principais consequências de empresas que não possuem um controle de estoque
Apesar do controle de estoque ser algo essencial para a saúde de uma empresa, muitos empreendedores ainda não possuem um sistema eficiente para gerenciar seus produtos e diferentes tipos de estoque.
Por conta disso, eles acabam tendo uma série de problemas, tais como:
Mercadorias paradas
Mercadoria parada é dinheiro parado.
Quando você não tem um controle de estoque, as chances disso acontecer são maiores.
Isso porque você, como equipe ou como gestor, não tem informação. Não é possível saber quais itens saem mais, quais já estão a certo tempo parados, quais itens são sazonais, ou seja, não há como fazer o giro do estoque.
Com isso, sua empresa acaba perdendo dinheiro, fazendo compras erradas, contatos com fornecedores fora de hora, etc.
Além disso, a mercadoria parada, além de representar dinheiro parado, também pode ser um transtorno de espaço.
Mais chances de fraudes
Infelizmente, seu empreendimento está sujeito à fraudes. O desvio de produtos, seja por funcionários, parceiros, sócios ou até mesmo fornecedores é algo mais comum do que se pode imaginar.
Com zero controle de estoque, ou com um processo manual e fácil de ser burlado, as fraudes ficam bem mais fáceis.
Afinal, como você vai saber se algo está sendo desviado se não há qualquer tipo de gerenciamento de inventário?
O prejuízo que esse tipo de desvio pode causar para a sua empresa pode ser nada, e pode ser gigantesco.
Facilidade de erros
Quando você não mantém um controle de estoque eficiente no seu empreendimento, ele também está mais suscetível a erros.
Não há como fazer consultas rápidas para verificar informações, muitas vezes o controle manual é complexo, cheio de papéis, o que dificulta a busca por dados rápidos e seguros.
As chances de você acabar comprando mercadorias em excesso, ou esquecendo de algum produto, é alta.
E isso também afeta toda a logística do seu empreendimento.
Decisões ineficazes
Uma consequência da facilidade dos erros.
Quando você não gerencia suas mercadorias, dificilmente consegue ter as informações necessárias para tomar decisões assertivas.
É muito comum, por exemplo, que empresas que não mantenham um controle eficaz, e acabem comprando itens demais, ou deixando que produtos essenciais faltem por não acompanhar a saída deles.
Com a falta de estoque gerenciado de forma segura, também perdemos datas importantes com fornecedores, novidades, até mesmo o caixa da empresa pode sair prejudicado com as contas a pagar e receber.
Esses são apenas alguns dos problemas causados por conta dessa falta de gerenciamento.
Avaliando a questão financeira, você verá que muito dinheiro é perdido por conta de coisas simples, que poderiam ser resolvidas com um controle eficiente.
Como controlar o estoque com eficiência?
Para controlar o estoque da sua empresa, é necessário pensar em todos os aspectos que o armazenamento de itens envolve
Desde a questão de espaço, até o gerenciamento em si.
Veja abaixo algumas dicas de como fazer um controle de estoque eficaz no seu empreendimento
Onde estocar?
Escolha um espaço com melhores condições para armazenamento e com fácil acesso aos artigos.
Organização é fundamental. Se você trabalha com datas de validade, tome cuidado para não ter produtos fora do prazo em seu estoque.
Tenha um bom sistema de rotatividade, para sempre ter produtos frescos e manter tudo sempre em dia.
Deixe seus itens sempre separados por algum formato que toda a sua equipe compreenda a organização e tenha acesso à estrutura.
Inventário
Saiba o que está estocado e a quantidade de cada produto. Sabendo disso, você pode analisar quais produtos têm mais demanda.
É recomendado fazer o inventário com frequência para poder ter um melhor controle.
Novamente, reforçamos a importância de ter todos esses dados catalogados, seguros e bem organizados.
Planejamento de compras
É muito importante tem um rígido cuidado com o que entra e o que sai do estoque, para que o planejamento de compra seja feito.
Ao elaborar este planejamento, deve-se levar em conta a sazonalidade de certos produtos, como roupas de inverno e ovos de páscoa.
No caso de produtos que estragam o cuidado deve ser redobrado para não perder ainda mais dinheiro.
Planejamento de compras também é importante para saber qual a melhor época para realizar promoções, queima de estoque e contato com fornecedores, feiras, novidades.
Assim, você mantém seu empreendimento sempre atualizado.
Giro de mercadorias
Saber o que entra e o que sai é apenas uma parte da gestão do estoque. É preciso repor o estoque somente com o que é necessário.
Principalmente em épocas de crise econômica, tenha em estoque somente o que é preciso para atender os clientes.
Entretanto, lembre-se que se você não puder atender seu consumidor dentro do prazo ou não tiver o que ele precisa, o cliente irá buscar em outra empresa fazendo com que você o perca para sempre.
Use a tecnologia a seu favor
Para conseguir controlar tudo isso com tantas informações, é preciso um software de gestão de estoque que atenda a necessidade da sua empresa.
Contando com a ajuda desse software, basta alguns cliques para saber o que se tem no estoque, o que é preciso comprar, o que está em falta, se algum produto está próximo a data de vencimento, entre outros.
Um software como o Hábil Empresarial, além de controlar o estoque, controla toda a gestão financeira e de informações da sua empresa, otimizando muitos processos e integrando todos os dados.
Ou seja, você consegue ter mais facilidade no seu dia a dia empresarial, já que tudo fica centralizado em um único lugar.
Quais as vantagens de ter um software de controle de estoque no seu negócio?
As novas tecnologias surgiram para otimizar o dia a dia dos donos de empresas. E o software de controle de estoque é uma dessas tecnologias.
Através desse tipo de ferramenta, você terá mais facilidade para gerenciar o seu negócio, e ainda terá vários benefícios, tais como:
Otimize tarefas do dia a dia
Um dos maiores desafios dos empreendedores é conseguir lidar com a avalanche de tarefas diárias de controle de estoque. Chegada e saída de mercadorias, inventários, relatórios, logística, entre outras.
Fazer tudo isso manualmente irá demandar mais tempo do que o necessário. E com isso, sua empresa perde em produtividade.
A partir do momento que você implanta um software de gestão no seu empreendimento, é possível otimizar todas essas tarefas do dia a dia.
E isso mantém sua equipe mais produtiva, e consequentemente trazendo resultados melhores para sua empresa.
Centralização de tarefas
Outra vantagem de contar com esse tipo de recurso, é que você consegue centralizar as tarefas.
Empresas que não possuem esse tipo de tecnologia acabam fazendo todas as atividades em locais separados, aumentando as chances de ocorrerem erros durante o dia.
Quando tudo fica centralizado em um único lugar, é bem mais fácil gerenciar esses aspectos.
Você não precisará ficar se deslocando pra lá e pra cá para resolver tarefas importantes do estoque da empresa.
Tudo poderá ser feito no mesmo programa.
Delimite o acesso de cada usuário
Lembra que um dos problemas causados pela falta de um controle de estoque é o risco de fraudes? Tendo um software para gerenciar essa questão
você consegue acabar com esse problema.
Isso porque, é possível delimitar o acesso de cada usuário. Ou seja, não são todos que poderão fazer o que quiser na plataforma.
Cada usuário cadastrado terá limitações de acesso decididas por você.
Assim, é possível ter um controle mais rígido sobre as ações de todos, e, em caso de fraude, se torna mais fácil identificar o causador do problema.
Relatórios
Mais um dos diferenciais que um software de controle de estoque oferece é a geração de relatórios.
Com esse tipo de programa, inventários e levantamento de giro de mercadorias se torna muito mais fácil.
Isso porque o próprio programa faz o levantamento das informações e organiza para você de forma simples e rápida. Assim, você poderá ter todos os dados que precisa para tomar as melhores decisões.
Esse recurso também é muito útil na hora de fazer balanços mensais ou anuais.
Com apenas alguns cliques você terá em mãos as informações necessárias para fazer comparativos entre os períodos.
Mais facilidade para emitir documentos e etiquetas
O Hábil Empresarial, ainda permite que você tenha mais facilidade para emitir documentos e etiquetas. Isso porque, ele possui vários modelos prontos no sistema.
Assim, você só precisará preencher com os dados do seu negócio e emitir, sem perder tempo criando um layout próprio para o seu negócio.
Esses modelos também podem ser usados para padronizar a identificação dos seus produtos.
Isso é de grande auxílio na hora de fazer o inventário, ou de organizar o espaço onde as mercadorias ficam armazenadas.
Afinal de contas, as identificações ficarão mais visíveis e padronizadas, facilitando a organização.
A gestão de estoque é essencial para apoiar os propósitos de toda empresa: lucro e satisfação dos clientes.
Quem controla o estoque consegue ter os melhores preços, atender mais rápido e ter qualidade no serviço.
