A produtividade está fortemente associada à eficiência e ao tempo.
Quanto menor for o tempo de uma atividade, mas fácil será alcançar os objetivos estabelecidos e, portanto, mais produtivo você será.
As empresas se preocupam cada dia mais em aumentar a produtividade interna e esperam que os funcionários apresentem ótimos resultados para que a empresa possa crescer, mas na verdade não é bem assim que a coisa funciona.
Afinal, como Peter Druker já dizia “a produtividade não é responsabilidade do colaborador, mas sim do gestor”.
É tarefa do gestor organizar as atividades e manter tudo em pleno funcionamento. É ele quem direciona as ações e encontra a melhor forma de desenvolver de cada uma delas.
Para te ajudar a melhorar a produtividade da sua empresa, separamos algumas ideias que podem te ajudar a crescer e otimizar as tarefas diárias que dizem respeito não apenas a equipe, como também ao gestor.
Planejamento
O planejamento é sempre o ponto de partida de tudo, além de ser também, o momento ideal de se definir onde a empresa realmente quer chegar, quais as metas e quais são os objetivos de cada ação.
Através disso, serão estudados os melhores caminhos e ações, incluindo também treinamentos de equipe, e por fim será decidido quais ações e como elas serão executadas a fim de guiar a empresa onde ela realmente quer chegar.
Vamos a algumas medidas que irão ajudar de fato a melhorar a produtividade da sua empresa:
- Criar roteiros de produção, diários, semanais ou até mensais;
- Criar prazos para cada etapa;
- Seguir à risca os cronogramas estabelecidos;
- Dividir as tarefas e deixar muito claro quem é responsável por cada uma delas;
- Setorizar seus colaboradores de acordo com a função de cada um deles;
- Manter um ambiente acolhedor na empresa que faça com que os colaboradores se sintam bem.
As decisões tomadas deverão estar sempre moldadas de acordo com as demais mudanças da empresa e, principalmente, mantendo o foco sempre no objetivo final.
Defina um líder
Um ótimo planejamento precisa e depende de alguém responsável por acompanhar o andamento e fazer as devidas cobranças para que os prazos sejam cumpridos de acordo com o cronograma estipulado.
Quando o líder está definido de forma clara para toda a equipe, existe uma segurança por parte do resto da equipe, pois eles sentem que, quando necessário, encontrarão um norte, uma resposta, para situações advindas de suas respectivas tarefas.
Além do mais, um líder serve também como inspiração para sua equipe.
Por isso na hora de escolher o mesmo tenha certeza de que ele é respeitado por todos e que sua postura está de acordo com as diretrizes que são estabelecidas na sua empresa.
Motivação
Equipes motivadas trabalham essencialmente muito melhor. E isso é sem nenhuma dúvida a melhor maneira de iniciar o processo necessário para melhorar produtividade de sua empresa.
Colaboradores que recebem recompensas quando desempenham seu papel melhor do que normalmente o fazem, ou melhor do que o que é esperado esperado, ficam engajados com o propósito da empresa e acabam se sentindo competentes e responsáveis.
Isso acaba gerando uma ótima satisfação profissional e pessoal. Mantenha em mente que todo o colaborador que se sente realmente necessário para o melhor andamento das tarefas, e portanto da empresa, tende a se tornar cada vez mais produtivo.
As recompensas podem ser coisas pequenas como abonos salariais, quadros de funcionários do mês, alguns brindes, e até mesmo um happy hour para parabenizar a equipe na frente de todos da empresa.
Conhecendo bem o pessoal da sua empresa você saberá qual a melhor opção para congratular os mesmos.
Isso pode virar um costume na sua empresa, o que vai acabar gerando um certo desejo no resto da equipe de alcançar o mesmo objetivo que os colegas, ou até mesmo setores.
Vale destacar que nesta etapa o ideal é se preocupar com o bem-estar dos colaboradores, pensar em um ambiente agradável de trabalho, no descanso dos funcionários, incentivá-los a se alimentarem bem, a fazer lanches durante os intervalos e a tirar as férias.
Tudo isso irá resultar na produtividade, e vocè perceberá resultados empolgantes acontecerem.
Quanto mais felizes, saudáveis e motivados seus colaboradores estiverem, mais eles irão produzir a longo, médio e curto prazo.
Faça reuniões em conjunto
Faça reuniões que incluam sua equipe, e tome decisões importantes em grupo.
Quando seus colaboradores participam das grandes decisões que envolvem a empresa eles sentem que estão vividamente incluídos no processo.
Estas reuniões podem ser também apenas para dar um feedback sobre alguns processos na empresa como conquistas e eventuais problemas, e as soluções que serão tomadas para a resolução das mesmas, manter a conversa é muito importante aqui.
faça perguntas e ouça seus colaboradores; é provável que por vezes a pessoa que lida diariamente com uma tarefa tenha uma ideia realmente válida sobre como melhorar a ação e otimizar o tempo da mesma.
É necessário ouvir sobre o andamento das atividades pelo viés do colaborador, pois isso vai melhorar a forma como as metas são estabelecidas, e também como planejar e organizar a melhor forma de desenvolver as mesmas.
Cronogramas também podem ser decididos em conjunto. Isso vai garantir que eles sejam seguidos de forma mais certeira, já que os responsáveis por cada uma das tarefas vão poder opinar.
Vá para a reunião com prazos estabelecidos, e peça se todos concordam com elas, ou seu algum precisa ser revisto e readequado de acordo com a necessidade.
Estabeleça também quais tem urgência e deixe isso bem claro desde o início.
Alinhe rapidez com qualidade
Executar uma tarefa de forma rápida não é tão difícil, mas fazer isso alinhado com a qualidade da tarefa, é um verdadeiro desafio diário em uma empresa.
Cada colaborador tem um tempo para a ação da tarefa, e se ele manter a qualidade durante o processo, fazendo a mesma de forma cada vez mais rápida, você irá perceber os resultados de fato, caso contrário os processos vão desandar.
Manter a qualidade da tarefa e garantir que ela foi de fato bem executada é um ganho de tempo pois você evita o retrabalho e a necessidade de fiscalizar todas as tarefas tão minuciosamente de forma diária, e isso sim é produtividade.
Tenha uma ferramenta ERP
Como foi evidenciado, o planejamento é essencial, porém não só nas tarefas , como também nos recursos da empresa.
Por isso precisamos falar de ERP, que nada mais é do que uma sigla em Inglês que significa Enterprise Resource Planning , que traduzido para o português quer dizer: Planejamento dos Recursos da Empresa.
Primeiramente descubra quais são seus recursos, e os organize muito bem. A melhor forma de fazer isso? Use a tecnologia a seu favor.
A tecnologia tomou conta da nossa vida, e ela de fato veio para facilitar muitos processos.
Quando se alinha tecnologia aos processos de uma empresa, você ganha mais tempo, garante que as tarefas tenham menos índice de erro, e por fim otimiza suas ações.
Ao utilizar um software específico como o Hábil Empresarial, ele irá reunir todas as informações sobre a empresa em um único lugar, otimizando inúmeros processos internos.
Com essa ferramenta o gestor não precisa perder tempo preenchendo planilhas ou procurando as papeladas, pois o sistema terá tudo armazenado num só lugar o que resulta em economia de tempo e, consequentemente, no aumento real de produtividade.
Fazendo um bom planejamento, fiscalizando as metas, mantendo a rapidez das tarefas e a qualidade das mesmas, motivando os funcionários e contando com a ajuda de uma ferramenta ERP como o Hábil Empresarial, sua empresa virá a se tornar cada vez mais produtiva alcançando resultados incríveis.
