O resultado final de uma empresa, seja um produto, um serviço ou um objetivo ou meta, depende de uma série de processos internos.
E é para garantir que todos eles aconteçam com eficiência que existe o mapeamento de processos.
É bastante comum que se confunda o mapeamento dos processos com um plano de negócios.
Ambos possuem em comum a organização e a busca pela otimização da empresa como um todo, mas são bem diferentes na prática.
Mapear um processo dentro de sua empresa significa compreender como ele realmente funciona e verificar se ele cumpre os objetivos estabelecidos.
Um mapeamento oferece uma visão ampla do processo para o gestor. Dessa forma ele percebe de forma rápida quais os gargalos do processo para melhorar.
Mapeamentos de processos podem ter 3 níveis diferentes de profundidade e detalhamento. Eles são:
Nível 1 (Descritivo): busca apenas alinhar o entendimento do processo entre os envolvidos, trazendo uma visão básica do processo.
Nível 2 (Analítico): destaca os eventos e tratamentos de exceção, fornecendo uma visão mais técnica do processo.
Nível 3 (Executável): detalha os serviços que serão implementados/automatizados, trazendo uma visão focada nos dados.
A importância do Mapeamento de Processos é gigantesca. Descubra neste post porque o mapeamento de processos deve ser implantado em sua empresa e como fazer isso:
Como o mapeamento pode melhorar os processos internos em uma empresa?
Identificação de gargalos
Identificar os gargalos de seus processos é o primeiro passo para tornar sua empresa produtiva.
Através do mapeamento de processos, fica mais fácil identificar onde acontecem esses gargalos e como.
A partir disso, o gestor consegue remodelar o processo para que cada tarefa atinja uma performance melhor que anteriormente.
Delimitar funções e papéis
O mapeamento de processos estrutura muito mais que as atividades executadas dentro de uma empresa.
Ele também ajuda a visualizar cada uma das pessoas que participam dos processos e em que etapa elas estão.
Por fim, o gestor percebe quais são as funções e os papéis dentro do processo por inteiro. O resultado disso é mais transparência em todo o processo.
Cada colaborador, quando sabe exatamente seu papel em todo o processo, compreende sua importância para os resultados da empresa. Sabendo disso, ele se sente importante e trabalha melhor!
Estimar os custos dos processos
A questão é que todo o processo gera um custo para a empresa. E nessa questão, o mapeamento de processos traz visibilidade para as entradas e saídas do processo.
Por consequência, o gestor garante o equilíbrio do custo-benefício de cada processo.
Existem alguns processos que de fato custam mais caro. O mapeamento vai ajudar o gestor a observar cada custo e perceber onde ele pode investir e onde ele pode economizar.
Mensurar o desempenho do processo
O mapeamento de processos permite que o gestor meça o desempenho do processo como um todo.
Através desse mapeamento é possível comparar o desempenho de cada colaborador e dos resultados obtidos.
Além do mais, ele ajuda a visualização dos processos e resultados de cada mês, para que sejam feitas comparações.
Padronização do trabalho
Mapear seus processos também ajuda a padronizar os mesmos. Implantando o mapeamento de processos em sua empresa, as técnicas e etapas podem ser maximizadas, gerando mais qualidade e produtividade.
Um processo padronizado permite que os colaboradores tenham conhecimento do que deve ser feito e como. Ajudando a por ele em prática da melhor forma.
A padronização é importante para a sua empresa, pois ajuda evitar inconsistência nas etapas de um processo.
Como colocar o Mapeamento de processos em prática na sua empresa?
Para colocar em prática o mapeamento de processos em sua empresa, basta seguir os seguintes 6 passos:
- Defina quais processos serão mapeados;
- Monte um mapa para cada processo;
- Verifique a validade deste mapeamento;
- Modele o processo em etapas específicas;
- Monitore o processo e seus resultados;
- Automatize seus processos.
Ter como aliada a tecnologia de um software para auxiliar em sua gestão, ajuda não só no processo de gestão, como em todos os processos internos de sua empresa.
Os processos administrativos, financeiros e organizacionais devem ser mapeados e alinhados para garantir bons resultados.
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