O sistema ERP reúne em um único espaço os principais processos necessários de um negócio, como RH, finanças, compras, cadeia de suprimentos, entre outros, para facilitar a administração da empresa.
Na prática, a sua função é ajudar a gerenciar todos esses processos de maneira integrada, colaborando para a organização e registro de atividades de todas as áreas de uma organização.
Para entender melhor como tudo isso funciona, preparamos esse artigo completo sobre o sistema ERP, explicando o que ele é, como usá-lo, quais os seus benefícios e alguns exemplos.
Siga a leitura conosco para ficar por dentro de tudo sobre esse assunto!
O que é ERP?
ERP é uma sigla para Enterprise Resources Planning, que significa Planejamento de Recursos da Empresa, mas geralmente é chamada de Sistema Integrado de Gestão Empresarial.
O ERP, em linhas gerais, é um sistema que ajuda a realizar a gestão empresarial por meio da tecnologia e da integração de todos os setores de uma companhia.
E diferente do que muitas pessoas pensam, o ERP é um sistema e não uma marca, conforme explicaremos na sequência.
O que é o sistema ERP?
O sistema ERP é uma ferramenta que gerencia todas as informações de uma empresa de maneira integrada, pois reúne em um único espaço a organização dos principais processos necessários de um negócio.
Desta forma tudo fica mais simples, prático e fácil de ser gerenciado internamente, pois o sistema ERP entrega uma ampla visão de todos os setores e recursos de uma empresa, independentemente do seu tamanho ou nicho de mercado.
Exemplos de sistemas ERPs
Um dos primeiros exemplos de sistemas ERPs que podemos trazer é para atacadistas ou negócios que trabalham com entregas diretas na loja.
Para eles, a entrega no prazo é mais do que fundamental e é comum existir o desejo de reduzir os custos de distribuição, reduzir o tempo do pedido de pagamento e aumentar os giros de estoque.
Para todas essas metas é preciso fazer a integração do gerenciamento de estoque com compras e logísticas, além de automatizar os processos de acordo com as necessidades. Tudo o que um sistema ERP pode entregar!
Outro exemplo prático desse sistema é para empresas de varejo, que com o comércio eletrônico passaram por uma transformação significativa por conta dos canais de vendas digitais e das operações fiscais.
Para esses modelos de negócio, a capacidade de fornecer opções de atendimentos para identificar, configurar, comprar e enviar os seus produtos depende de dados integrados, algo que o sistema ERP ajuda.
Mas além disso, esse sistema também colabora para que os varejistas diminuam os abandonos de carrinho e consigam melhorar as conversões em seu site de vendas, aumentando o valor médio do pedido e o valor da vida útil do cliente.
Como funciona um Sistema ERP?
Um sistema ERP funciona otimizando e diminuindo os recursos fundamentais para fazer administração de um negócio e ainda assim garantindo a melhoria dos processos e a lucratividade da empresa.
Isso tudo acontece porque o ERP é uma única ferramenta em que todos os setores da empresa sobem informações sobre suas áreas e criam um único banco de dados totalmente integrado.
Ou seja, o sistema ERP consegue coletar dados de diferentes partes de uma empresa em um único espaço, permitindo que todos os colaboradores possam acessá-los e ter uma rotina de trabalho mais prática e produtiva.
Então, esse sistema soluciona um dos maiores problemas de empresas de todos os esportes e nichos, que é disponibilizar todas as suas informações para os colaboradores em um só lugar.
E se o sistema ERP do seu negócio for totalmente automatizado, ele fará a entrada de dados para você no back-end e também realizará a troca de informações com outras unidades que necessitam delas.
Por exemplo, se uma ordem de compra é iniciada com o último item do estoque, os módulos de gerenciamento de estoque registram essa informação e informam para os outros departamentos que dependem dele para que o estoque seja reabastecido.
Além do mais, ele informa a equipe de vendas que deve pausar as vendas desse item, uma vez que ele já não está mais disponível no estoque.
Leia também: Confira as principais funcionalidades de um sistema ERP para empresas!
Benefícios do sistema ERP
Na sequência, apresentamos a você os principais benefícios do sistema ERP.
Acompanhe!
Ganho de agilidade
Uma vez que o sistema automatiza determinadas atividades manuais do seu negócio, os seus colaboradores ganham mais tempo e agilidade.
Além do mais, esse ganho de agilidade acontece porque existe a possibilidade de ter acesso imediato aos dados para que você possa identificar e reagir rapidamente a novas oportunidades.
Tudo isso também reflete na produtividade do seu time, pois todos conseguem fazer muito mais com menos esforços e menos recursos.
Diminuição de erros
A diminuição de erros com o sistema ERP também é um benefício da automatização, pois você elimina processos manuais que geralmente podem conter erros humanos.
Emissão de notas fiscais
Ao finalizar uma venda, sistemas como o Hábil 10 fazem automaticamente:
- a baixa no estoque;
- a geração de boleto;
- lançamento de contas;
- cálculo dos impostos;
- emissão das notas fiscais, enviando todos os arquivos por e-mail.
Dessa forma você consegue emitir documentos fiscais de maneira rápida e integrada, tornando mais ágil seus processos e acabando com as filas no seu PDV.
No mais, você também garante um controle fiscal descomplicado para o seu negócio e evita multas.
Análise de dados facilitada
A análise de dados é facilitada com o sistema ERP porque uma vez que ele é um banco central de dados da sua empresa, ele também gera relatórios fáceis de visualizar e que colaboram com a análise das informações.
Para você entender melhor como tudo isso acontece, é preciso entender que o ERP registra a armazena todos os dados inseridos pelos seus colaboradores e funciona como uma ferramenta de inteligência que entrega dados sobre essas informações que são registradas.
Essa inteligência permite que relatórios rápidos sejam gerados a partir das informações de todos os setores.
Compartilhamento de informações
O ERP facilita o compartilhamento automático de informações essenciais entre diversos departamentos da sua organização.
Isso é extremamente benéfico porque promove a colaboração através do compartilhamento integrado de informações.
Quando usar um sistema ERP?
Sua empresa deve usar um sistema ERP quando:
- seu time gasta muito tempo em tarefas manuais;
- vocês não tem acesso fácil e rápido a dados fundamentais para tomar decisões do negócio;
- sua empresa trabalha com vários fornecedores e vendedores;
- vocês não conseguem monitorar diariamente o nível de estoque;
- vocês tem vários aplicativos diferentes que foram implementados ao longo dos anos, mas que não estão conectados entre si;
- seu time precisa de muito tempo para procurar informações;
- vocês sentem que precisam aumentar a produtividade da equipe;
- há a necessidade de integrar várias funções da empresa;
- sua equipe não consegue compartilhar informações entre si de maneira prática;
- ninguém do time consegue acessar informações e dados da empresa fora do escritório.
Leia também: Como escolher o melhor software de Gestão Empresarial?
Qual o melhor sistema ERP?
O melhor sistema ERP é aquele que automatiza as atividades do seu negócio e permite que você economize tempo e dinheiro.
Nesse sentido, reforçamos que o melhor sistema ERP é aquele que consegue reunir de forma automática tudo que é feito por um cliente, desde a venda de um produto até a conclusão de um serviço ou a geração de uma fatura.
Outro ponto que torna um sistema ERP bom é o fato dele ser flexível para passar por mudanças conforme a sua empresa cresce e os processos da sua companhia mudem e se desenvolvam sem que a sua empresa se expanda e perca o rumo com sua implementação.
Esse tipo de sistema também deve cumprir tudo o que a sua organização exigir, principalmente no que diz respeito a interligar setores e atividades.
E isso é fundamental para que um item fabricado seja adicionado ao estoque, uma compra seja registrada como despesa e uma venda seja interpretada como receita, tudo isso de forma automática e interligando todos os setores que fazem parte desses passos.
Dessa maneira a gestão consegue monitorar o desempenho da organização de forma rápida e consegue tomar decisões estratégicas em pouco tempo.
No mais, o melhor sistema ERP é aquele que está na nuvem, ou seja, é um sistema que os seus colaboradores podem acessar de qualquer lugar, desde que tenham acesso à internet.
Esse modelo é ideal porque diminui os custos com infraestrutura de TI uma vez que não existe a necessidade de ter um hardware e software caro de servidores de rede.
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