Se atualmente você faz a cotação de preço de insumos e materiais do seu negócio levando em conta apenas o menor valor encontrado, infelizmente você está fazendo a cotação da maneira errada.
Mas para te mostrar como fazer a cotação da forma certa e esclarecer que esse processo não é nenhum bicho de sete cabeças, preparamos esse artigo completo.
Vem com a gente!
O que é cotação de preços?
A cotação de preço é fazer pesquisas, avaliar e escolher prestadores de serviços e fornecedores que irão cooperar com uma necessidade do seu negócio.
Em grandes empresas, o setor de compras ou setor financeiro são os responsáveis por fazer as cotações.
Porém, quando se trata de pequenos e médio negócios, é comum que o próprio dono avalie por conta própria quais são as melhores ofertas de fornecedores e prestadores de serviços.
Deste modo, a cotação de preço envolve avaliar quem oferece o menor preço, levando em conta as condições de entrega, de prazos e as formas de pagamentos que serão mais vantajosas para você.
E para que o seu processo de realizar cotações de preço seja sempre mais rápido e eficaz de fazer, é importante manter um cadastro de fornecedores para ter acesso imediato aos seus contatos sempre que for preciso.
Além disso, você deve manter a organização dos seus documentos e processos, para conseguir controlar os fluxos financeiros do seu negócio no que diz respeito a pagamentos de prestadores de serviços e fornecedores.
Para essas funções, é interessante contar com um software de gestão, algo que apresentaremos mais adiante.
Como funciona a cotação de preços?
A cotação de preço funciona fazendo comparativos de valores a serem pagos antes de comprar materiais ou insumos para o seu negócio.
Porém, neste processo, você também deve olhar além dos preços, ou seja, é preciso avaliar as condições dos materiais e insumos, a qualidade deles e também as marcas disponíveis.
Fazer uma cotação e fechar a compra considerando apenas o menor preço nem sempre a melhor escolha. Afinal, já dizia o ditado: às vezes o barato sai caro.
Então, considere que na prática a cotação de preço vai além de buscar os menores valores.
É preciso, antes de tudo, investir em itens de qualidade para não precisar abrir o caixa novamente para fazer as mesmas compras e sair no prejuízo.
Cotação de preços e orçamento: entenda as diferenças
Engana-se quem pensa que a cotação de preço e o orçamento são as mesmas coisas.
O orçamento se difere da cotação porque ele envolve fazer a previsão de gastos e receitas para a gestão interna do seu empreendimento.
Enquanto a cotação é sobre fazer um comparativo de preços e condições dos insumos necessários para as demandas cotidianas do negócio .
Como fazer uma boa cotação de preços: o que não pode faltar
Para fazer uma boa cotação, você deve negociar valores, ter diversas opções de fornecedores e prestadores de serviço, conferir os detalhes das cotações recebidas e usar um software de gestão.
Abaixo, entramos em detalhes sobre como fazer cada um desses pontos de maneira assertiva.
– Negocie valores
Negociar valores é uma parte importante da cotação de preço, pois nem sempre os prestadores de serviços e fornecedores começam as suas vendas com os menores valores que eles podem oferecer.
Então, pergunte sempre por outras possibilidades mais em conta e com uma forma de pagamento que seja mais vantajosa para você.
E ao finalizar uma negociação, verifique se todas as condições e vantagens que foram acordadas estão no contrato ou no pedido.
Dessa forma, você irá garantir que tudo que foi negociado realmente será colocado em prática.
– Tenha mais opções
No processo da cotação de preço, é importante que você consiga avaliar pelo menos três opções de prestadores de serviços e fornecedores.
Isso porque quanto mais avaliações você fizer, mais saberá sobre os preços e produtos disponíveis no mercado e conseguirá facilmente entender qual será a melhor alternativa para você.
Mas não precisa exagerar nas opções, ok?
O ideal é não ter menos de três opções, mas também não é preciso cotar com mais de vinte prestadores de serviço e fornecedores, pois assim você irá se sobrecarregar e ficar confuso.
– Confira os detalhes das cotações recebidas
As cotações recebidas tem alguns detalhes que você precisa ficar de olho, começando pela validade dela.
A validade diz respeito a quanto tempo esses preços apresentados estarão disponíveis pelo prestador de serviço ou fornecedor.
Isso é importante porque, caso ele seja a melhor opção, você precisa se planejar para conseguir comprar os produtos dele dentro do prazo que ele estipulou.
Outro detalhe que você deve ficar de olho é quanto ao prazo de entrega de sua solicitação de pedido.
Ela é fundamental para você saber como se planejar com os insumos e materiais comprados para sua linha de produção.
E caso você esteja fazendo compras de itens que são mais difíceis de encontrar, redobre a atenção com os prazos e, se for possível, negocie.
Por fim, outro detalhe importantíssimo de ficar de olho ao fazer cotações é quanto às formas de pagamento disponíveis.
Algumas empresas irão exigir que o pagamento seja à vista, outras irão permitir que você parcele a sua compra, há as que irão oferecer descontos para determinada forma de pagamento e afins.
Conheça as opções e leve em conta qual delas é a melhor para o seu fluxo de caixa.
– Use um software de gestão
Um software de gestão é capaz de cadastrar todos os seus fornecedores e prestadores de serviço em uma só plataforma e ainda possibilita que você registre variáveis como preços, prazos, formas de pagamento e qualidade dos insumos.
Dessa forma, a hora de fazer uma cotação e escolher o melhor fornecedor fica mais prática e ágil.
Como a tecnologia pode te ajudar na cotação de preço: confira
A tecnologia pode te ajudar na cotação de preço automatizando esse processo por meio de um sistema de gestão, que irá tornar mais fácil o cadastro de prestadores de serviço e fornecedores e a visualização deles.
Como falamos acima, os softwares de gestão permitem que você cadastre fornecedores e prestadores de serviço em um só espaço, além de registrar variáveis como preços, prazos, formas de pagamento e qualidade dos materiais.
Então, se hoje você faz a cotação de forma manual ou com planilhas do Excel, está na hora de conhecer um software de gestão que auxilie essa sua função.
O sistema de gestão da Hábil, por exemplo, permite que você crie uma lista de produtos para cada fornecedor, com cadastro completo de contato deles, facilitando a sua busca sempre que precisar fazer uma cotação de preço.
Abaixo, mostramos outros benefícios da tecnologia na hora de fazer as suas cotações.
– Gestão de compras moderna e automatizada
Com um sistema de gestão, você consegue automatizar a tarefa de cotação de preço dentro do seu negócio, possibilitando que planejamentos sejam feitos de forma mais ágil.
– Busca on-line de fornecedores
Os softwares de gestão ajudam você a fazer buscas online de fornecedores na hora de cortar valores de produtos e insumos para o seu negócio.
Conclusão
Com esse artigo, a nossa meta era te mostrar que a cotação de preço não se trata apenas de escolher o fornecedor ou prestador de serviço que oferece o menor preço para as demandas do seu negócio.
E para que você faça esse processo da melhor maneira, demos algumas dicas como:
- negociar valores;
- ter diversas opções de fornecedores;
- conferir os detalhes das cotações;
- usar um software de gestão.
